Щороку Міжнародний фонд “Відродження” оголошує з десяток грантових конкурсів на підтримку різних груп громадянського суспільства. За підсумками кожного з них переможцями стають від десяти до двадцяти організацій, які укладають з Фондом грантовий договір і втілюють за нашої підтримки ініціативи, що допомагають будувати в Україні Відкрите Суспільство. Паралельно Фонд підтримує сотні позаконкурсних проєктів. Лише протягом 2023 року Міжнародний фонд “Відродження” підтримав майже 393 проєкти – як в межах грантових конкурсів, так і позаконкурсно.
Кожна проєктна пропозиція, яку ми отримуємо, проходить кілька етапів оцінки та розгляду, які дозволяють нам забезпечувати доброчесність процесу відбору найкращих проєктів. Що це за етапи та який шлях проходить проєкт від моменту подачі заявки до звітування наприкінці, та як ухвалюється рішення про підтримку – розповідаємо у цьому матеріалі.
Початок шляху
Кожна проєктна пропозиція починається з ідеї. Її самодостатність та актуальність – це важливий критерій, який наш Фонд враховує під час оцінки проєкту. Для нас важливо, аби подані проєкти були написані не “під конкурс”, а відображали реальну спроможність організації втілювати задумане.
Перший крок – подача та реєстрація проєкту
Першим кроком є написання та подача проєкту через систему електронних конкурсів. Знаходячись у будь-якій точці України чи світу організація може зареєструватись в системі та подати проєктну пропозицію – як на обраний конкурс, так і позаконкурсно. Аплікаційні документи – змістовну та бюджету форми – можна завантажити на сайті Фонду у розділі “Конкурси і гранти”, або на сторінці конкурсу, на який планується подавати проєкт.
На сайті також можна знайти детальну інструкцію роботи з електронною системою та рекомендації щодо заповнення аплікаційної форми.
Подана через систему проєктна пропозиція реєструється співробітником Фонду і потрапляє на оцінку.
Другий крок – оцінка і прийняття рішення
Оцінка та розгляд проєктної пропозиції відбувається у декілька етапів, щоб отримати декілька незалежних оцінок. На першому співробітники тематичних програм Фонду оцінюють зміст та релевантність проєктів, додаючи свої рекомендації щодо того, чи варто підтримати проєкт. Вони є тими, хто пише конкурс, тому можуть якнайкраще прокоментувати зміст заявки.
Далі заявки потрапляють до Експертної ради. Під час живого засідання, що відбувається приблизно раз на шість тижнів, кожен представник Експертної ради розглядає всі проєкти. Після розгляду та обговорення відбувається голосування за переможців.
Кожна програма Фонду має свою Експертну раду. Вона складається з громадських діячів, що є визнаними експертами в сфері даної програми. Кожна Експертна рада створюється Правлінням Фонду з урахуванням принципу відсутності конфлікту інтересів. Так, наприклад, якщо організація бере участь у конкурсі, то її представник або його родичі не можуть входити до Експертної ради. На Експертну раду також не впливають інтереси Фонду, адже його працівники теж не можуть входити до Експертної ради. Щоб забезпечити динамічність та гнучкість прийняття рішень, склад Експертних рад постійно змінюється. Так, ніхто з їх представників не має постійного доступу до прийняття рішень. Ми також не розголошуємо імена членів Експертних рад, щоб уникнути можливого тиску на них.
Проєкти, бюджет яких перевищує 50 000 тисяч доларів розглядаються окремо. До них застосовується дворівнева система прийняття рішень, коли проєктну пропозицію розглядає спочатку Експертна рада, а потім – Правління Фонду.
Після завершення конкурсу його результати оголошуються на сайті та в соцмережах Фонду. Потім ми протягом кількох днів комунікуємо з усіма аплікантами. Ми повідомляємо переможців про надання гранту, а всім іншим — про відмову. Згідно з внутрішніми політиками Фонду ми не повідомляємо причину відмови та не публікуємо протоколи засідань, на яких приймалось рішення.
Третій крок – Підписання угоди
Наступним кроком для переможця стає укладання договору. На укладення договору, підписання документів та узгодження усіх деталей зазвичай йде приблизно два тижні. Тут важливо зауважити, що проєктна заявка, точніше її фінальна версія з можливими правками, стає частиною угоди. Так виконання угоди передбачає виконання того, що було написане у проєктній пропозиції: як її змістовної частини, так і фінансових витрат.
Четвертий крок – Реалізація проєкту
Після підписання договору ми залишаємося на зв’язку з грантером протягом усього періоду реалізації проєкту – слідкуємо за виконанням поставлених цілей та витратами коштів, узгоджуємо комунікаційні матеріали та публічні події тощо. За виконанням змістовної частини проєкту слідкують програмні менеджерки та менеджери Фонду, за фінансовою – фінансові менеджерки, а за комунікаційною – відділ комунікацій Фонду, який зокрема погоджує публічні матеріали проєкту на предмет згадки про підтримку. Це важливо для дотримання прозорості, адже через комунікацію зі своєю аудиторією організація показує, звідки прийшли кошти на проєкт, а Фонд демонструє, що грантові кошти дійсно йдуть на його реалізацію.
Ми розуміємо, що під час виконання проєкту може відбутися несподівана зміна обставин. Суттєвою зміною обставин може вважатися зміна курсу валют, мобілізація або звільнення одного з виконавців проєкту, зміна безпекової ситуації в країні чи окремому місті. Або будь-яка інша зміна, в зв’язку з якою проєкт буде реалізовуватися краще якщо змістити акценти. Про таку зміну грантер може повідомити офіційним листом до виконавчого директора, який йому допоможе написати менеджер.
Частина договору, про яку варто розповісти детальніше — це тендер. Для нас важлива політика прозорості, запобігання конфлікту інтересів. Тому для проєкту існують тендерні межі. Якщо планується витрата, вища за 4 000 доларів, то необхідно провести тендер. Щоб уникнути корупційних ризиків, можливо, отримати більш конкурентну ціну. Це правило стосується різних послуг — послуг закупівлі речей, послуг ФОПів і т.д. Якщо в заявці вже прописаний виконавець і пояснено, чому потрібні саме його послуги, то тендер не потрібен.
Останній крок – звітування
Після виконання проєкту грантер має подати звіт – змістовний та фінансовий. Якщо проєкт триває пів року або рік, то передбачається також проміжне звітування. В процесі створення звіту грантер відповідає на питання працівників Фонду і пояснює, дивлячись на заявку, як було досягнено тих чи інших результатів, на що були витрачені кошти, як висвітлювались різні активності тощо.
Ми завжди радимо нашим грантерами збирати матеріали про свій проєкт завчасно і не відкладати це до дня звітування – усі банківські виписки, фотографії з подій, статті для ЗМІ та інші свідчення діяльності в межах проєкту.
Після того, як співробітники Фонду приймають змістовний та фінансовий звіти, ми можемо офіційно привітати організацію з успішним виконанням проєкту.
Але навіть після завершення проєкту ми продовжуємо слідкувати за діяльністю наших грантерів через соціальні мережі, адже хочемо побачити довгостроковий ефект нашої співпраці. Ми також раді бачити, як маленькі організації, які ми підтримали, поступово перетворюються на агентів масштабних змін.
