Основним документом для роботи з вашим проєктом щодо фінансового супроводу є грантова угода з усіма її додатками.
По реалізації проєкту ваші строки можна перевірити у пункті 1.9 грантової угоди, де зазначений безпосередньо термін реалізації вашого проєкту. По закінченні реалізації проєкту у вас є два тижні на підготовку та подачі фінансової звітності. В цей час ви не можете здійснювати жодних банківських платежів.
Основні вимоги щодо супроводу і правил реалізації проєкту з фінансової сторони.
- якщо сума підтриманого бюджету більша або дорівнює 20 тисяч доларів США, це означає, що керівник проєкту, керівник організації та бухгалтер мають працювати виключно за трудовою угодою
- використання окремого банківського рахунку під час виконання вашого проєкту. Цей рахунок використовується виключно під кошти проєкту. Після завершення ви маєте право використовувати цей банківський рахунок на ваш розсуд
- заборонено розміщувати кошти гранту на депозиті
5 основних підкатегорій бюджету
Оплата праці
У цій категорії знаходяться виконавці, які або працюють за штатною угодою, або за цивільно-правовою угодою.
Зверніть увагу, що у нас є відмінності від інших донорів, оскільки Фізичні особи підприємці у нас завжди знаходиться в категорії “Інші витрати”.
Обладнання
Якщо проєктом передбачене придбання обладнання, то саме в цій статті витрат ви маєте його зазначити. Для звітності вам обов’язково будуть потрібні – рахунок та накладна, договір постачання, витяг ФОПів (якщо ви закуповували у ФОПів, то це необхідно для перевірки відповідних КВЕДів), інвентарну картку та акт ведення в експлуатацію.
Врахуйте, що згідно з нашими процедурами,
тендерний поріг складає 1000 доларів США за курсом Нацбанку на момент оплату товарів або послуг.
Матеріальне забезпечення
Ця стаття включає собі чотири під статті:
- канцприладдя (закупівля безпосереднього канцприладдя для реалізації проєкту)
- витратні матеріали для обладнання (певні розхідні матеріали, папір, заправка картриджів для принтерів)
- витратні матеріали для отримання офісу (чай, кава, питна вода, засоби для прибирання)
- поштові витрати
Для звітності подаються: рахунок, акт виконаних робіт або накладна.
Відрядження і транспортні витрати
Тут важливо пам’ятати лише одну умову – у відрядження може бути оформлене виключно для штатних співробітників. Для звітності вам необхідно підготувати наказ, скласти авансовий звіт, розрахувати добові та подати усі підтверджуючі документи.
Інші витрати
В категорію цих витрат входять :
- Оплата послуг приватних підприємців, пов’язаних із загальною реалізацією проєкту
- Витрати, пов’язані з організацією заходу в рамках проєкту
- Поліграфічні витрати, пов’язані із загальною реалізацією проєкту.
- Харчування учасників заходів за проєктом
- Проживання учасників заходів за проєктом
- Оренда офісу
- Послуги зв’язку
- Банківське обслуговування
Для звітності необхідно надати договори, рахунки та обов’язково акти виконаних робіт.
Подача фінансового звіту
Важливо: щоб подати фінансовий звіт, потрібно витратити не менше 75% від суми вашого перерахування. Дати проміжних звітів вказані у грантовій угоді.
Для того, щоб подати фінансовий звіт, необхідно заповнити чотири основних форми, які називаються УП-19А, Б, В та Г. Ці форми ви можете знайти за посиланням.
Під час виконання проєкту у вас є опція самостійного перерозподілу коштів.
Для проєктів затверджений бюджет яких до 15 тисяч доларів США – це 10%,
А проєкти, які підтримані на суму 15 тисяч і більше, це 5% від бюджету проєкту.
Наступні питання щодо фінансового звіту ви завжди можете вирішити контактуючи з менеджером проєкту:
- перерозподіл коштів між затвердженими статтями бюджету
- строк подачі фінансового звіту
- ведення статті, якої у вас немає у бюджеті
- зміна виконавців проєкту
- подовження терміну дії угоди
