Тендер на комплексне забезпечення логістики заходів в межахПроєкту «Посилення ролі громадянського суспільства у процесах справедливої трансформації та структурних змін у вугільних регіонах України»

Міжнародний фонд «Відродження» (далі – МФВ) оголошує тендер на комплексне забезпечення логістики заходів в межах проєкту «Посилення ролі громадянського суспільства в процесах справедливої трансформації та структурних змін у вугільних регіонах України». Зазначений проєкт реалізовується у партнерстві з Проєктом Power4Just Transition, що впроваджується Німецьким бюро міжнародної співпраці (GIZ) GmbH, та має на меті посилити участь громадськості у процесах справедливої трансформації у вугільних регіонах України.

Справедлива трансформація – це підхід, який давно працює в Європі, а в Україні почав активно розвиватися лише нещодавно. Він допомагає підготувати вугільні громади та міста з моноекономікою до структурних змін, пов’язаних з відмовою від викопного палива, щоб запобігти вимушеній трудовій міграції населення, та громади не втрачали майбутнє. Це модель розвитку регіону, що передбачає гідне життя та достатній заробіток усім жителям, можливість стратегічно переосмислити основу економіки та майбутнє після ліквідації виробничих потужностей, що формували її раніше. Основне завдання проєкту, що реалізовуватиметься Фондом у співпраці з GIZ – посилити роль громадянського суспільства у процесі справедливої трансформації, що буде повністю відповідати принципу «ніхто не має бути залишений осторонь».

Проєкт «Посилення ролі громадянського суспільства у процесах справедливої трансформації та структурних змін у вугільних регіонах України» впроваджується МФВ, фінансується Федеральним міністерством економіки та енергетики Німеччини (BMWE) та підтримується Німецьким бюро міжнародної співпраці (GIZ) GmbH.

Проєкт Power4Just Transition впроваджується Німецьким бюро міжнародної співпраці (GIZ) GmbH, за дорученням Федерального міністерства економіки та захисту клімату Німеччини (BMWK) та спрямований на підтримку структурних змін у вугільних регіонах України через реалізацію комплексного механізму справедливої трансформації.

Мета тендеру – комплексне забезпечення проведення заходів різних форматів в межах Проєкту «Посилення ролі громадянського суспільства в процесах справедливої трансформації та структурних змін у вугільних регіонах України» впродовж березня 2026 р. – листопаду 2027 р.
у м. Києві, інших містах України та за межами України.

Учасники тендеру: суб’єкти господарювання, зареєстровані в Україні, із відповідними КВЕД, які мають щонайменше трирічний досвід логістичної діяльності в Україні та за межами України, а також досвід забезпечення заходів у змішаних форматах (онлайн і наживо) із використанням сучасних технологій.

Пропозиція учасника тендеру підлягає дискваліфікації, якщо:

а) учасник перебуває в процесі ліквідації або щодо якого відкрите провадження про визнання банкрутом;

б) учасник міститься в санкційних списках, які адмініструються та забезпечуються Україною, Організацією Об’єднаних Націй, Європейським Союзом, будь-якою країною-учасницею Європейського Союзу, Швейцарією, Сполученими Штатами Америки, Канадою, Японією;

в) учасник має заборгованість із сплати податків та інших обов’язкових платежів та зборів;

г) посадові особи учасника були засуджені за шахрайство, корупцію, участь у злочинній організації або відмиванні грошей.

Важливо: МФВ докладає зусиль щодо дотримання учасниками тендеру найвищих стандартів етики під час процедури закупівель та в процесі виконання договорів, а саме:

• дотримання законодавства України про працю;
• повага до основних соціальних прав та екологічних аспектів;
• нетерпимість до корупції та інших фінансових порушень;
• нульова терпимість щодо сексуальної експлуатації, сексуального насильства та сексуальних домагань.

Учасники тендеру у своїй діяльності мають докладати зусиль аби послуги, що надаються, відповідали екологічним стандартам національного законодавства; а в процесі проведення тендеру та під час виконання майбутнього договору використовувати ресурси обачливо та дбайливо з метою недопущення негативного впливу на довкілля.

Майбутній переможець тендеру не повинен надавати, прямо чи опосередковано, будь-які кошти або інші економічні ресурси з коштів, отримуваних від МФВ, третім сторонам, щодо яких застосовані будь-які санкції, запроваджені Федеративною Республікою Німеччина. Крім того, переможець тендеру повинен дотримуватися будь-яких ембарго або інших торговельних обмежень, запроваджених Організацією Об’єднаних Націй, ЄС або Федеративною Республікою Німеччина.

Основні критерії оцінки тендерних пропозицій:

(а) наявність відповідного досвіду учасника тендеру щодо проведення заходів в Україні і за межами України і рекомендацій попередніх замовників послуг;

(б) вартість тендерної пропозиції;

(в) якість тендерної пропозиції;

(г) фінансово-економічна, технічна та професійна спроможність учасника;

(д) річний обсяг доходу учасника не менше 2 млн. гривень.

У межах тендеру буде підтримано одну пропозицію, що відповідає уніфікованому технічному завданню (дивіться деталі в Додатку 1).

Обов‘язкові технічні умови для проведення офлайн заходів:

• Наявність генераторів і укриття із інтернет зв’язком та належними санітарними умовами;
• Якісний, швидкісний інтернет зв’язок для приєднання учасників онлайн (запропонуйте, будь ласка, відповідну онлайн платформу);
• Добре вентильоване приміщення, яке дозволяє вільно розмістити до 5 спікерів на подіумі і до 70 осіб офлайн аудиторії з відповідною соціальною дистанцією та забезпечене належними санітарними умовами;
• Якісна відеозйомка виступів спікерів протягом заходу;
• Якісні онлайн відео- і аудіо-трансляції заходу з технічним супроводом (технічною модерацією): забезпечення можливості онлайн-учасникам дистанційно задавати питання, коментувати в чаті, виявляти реагування протягом заходу, а також забезпечення відповідного стислого технічного інструктажу учасників перед початком заходу;
• Забезпечення якісного онлайн демонстрування презентацій і відео;
• Запис (фіксування) онлайн запитань із чату;
• Реєстрація дистанційних учасників заздалегідь і у дні заходу зі складанням списків учасників;
• Забезпечення технічної можливості для синхронного онлайн перекладу на обраній платформі (робочі мови – українська й англійська або німецька, перекладачів забезпечить МФВ або за запитом МФВ – переможець тендеру). Має бути зрозумілим для дистанційних учасників, як знайти на моніторі функцію перекладу і налаштувати переклад;
• Пропозиція щодо технічного заповнення перерв для онлайн-учасників;
• Монтаж відео і аудіо записів заходів для подальшого поширення їх матеріалів.

У тендерній пропозиції слід зазначити рекомендації щодо локацій для проведення заходів (до трьох варіантів). Локації мають відповідати принципам дружнього ставлення до довкілля та санітарним вимогам.

Просимо взяти до уваги:

• Перелік послуг у межах технічного завдання є орієнтовним і може бути скоригований у робочому порядку згідно з поточними потребами щодо формату, місця проведення і кількості заходів.
• Механізм перерахування коштів переможцю тендеру передбачає почергові транші згідно з графіком проведення заходів.
• Обраний логістичний партнер безпосередньо комунікуватиме із зареєстрованими учасниками заходів та готуватиме інформаційні листи про логістику заходів.
• Обраний логістичний партнер має надавати до кожного окремого заходу: попередній і виконавчий кошториси, рахунок(рахунки), акт про надані послуги за результатами проведення заходу, обов‘язкову первинну документацію (копії), в т.ч. реєстраційні списки учасників, а також відеозаписи (за потребою).

З переможцем тендеру буде укладено контракт на надання послуг терміном до 30 листопада 2027 року.

Тендерну пропозицію слід подати за формою, зазначеною в Додатку 1 до цього оголошення (дивіться XLSX файл з деталізованим технічним завданням).

До тендерної пропозиції слід обов’язково долучити такі додатки:

• Копія витягу з Державного реєстру із інформацією про учасника тендера;
• Підтвердження суми річного обсягу доходу за 2025 рік;
• Опис технічних засобів, обладнання, акредитацій тощо, доступних учаснику тендеру для забезпечення якості його послуг, перелік технічних компаній-партнерів;
• Опис того, які підходи і практики використовуватимуться для мінімізації негативного впливу на довкілля;
• Опис того, як учасник тендеру забезпечить уникнення ситуації надання прямо чи опосередковано коштів, отримуваних від МФВ, третім сторонам, щодо яких застосовані будь-які санкції, а також того, як переможець тендеру буде дотримуватися будь-яких ембарго або інших торговельних обмежень;
• Контакти учасника тендера, контакти керівника (в разі учасника-компанії) та контактної особи, що відповідатиме за організацію логістики заходів; контакти і документи ФОП (у разі учасника-ФОП) та лист про афіліацію із логістичною компанією, якщо є;
• Стислий опис попереднього досвіду учасника тендеру щодо організації заходів змішаних форматів;
• Рекомендації інших організацій або програм, які користувалися послугами учасника тендеру;
• Лист про відповідність (дивіться Додаток 2).
• Тендерна пропозиція має бути подана на офіційному бланку учасника тендеру з печаткою і підписом уповноваженої особи. Тендерні пропозиції, що не відповідають цим вимогам, розглянуто не буде.

Звертаємо вашу увагу, що найменування і реквізити особи, якій буде надано замовлення за результатами проведення тендеру та з якою МФВ буде оформляти юридичні відносини, мають збігатися з найменуванням і реквізитами учасника тендеру, заявка якого переможе.

Тендерні пропозиції надсилати в електронному вигляді з темою листа «Тендер забезпечення логістики заходів» на адресу: olkhova@irf.ua

Додатки до тендерної пропозиції потрібно надсилати у форматі .doc, .docs, .xls, .xlsx або .pdf. Максимальний розмір кожного файлу не може перевищувати 8 Mb.

Останній термін подання тендерних пропозицій – 23 лютого 2026 року.

Оголошення результатів тендеру – до 03 березня 2026 року.

Уся комунікація і надання інформації здійснюється в електронному вигляді до 19 лютого 2026 р. Запити на конфіденційну інформацію задовольнятися не будуть.

Зверніть увагу:

• Подані на тендер матеріали не повертають і не рецензують
• Про результати тендеру буде повідомлено письмово
• Причини відмови в підтримці тендерної пропозицій не повідомляються.

Контактна особа:

Юлія Ольхова, координаторка Програми “Демократія і належне врядування” МФВ, olkhova@irf.ua