Коли ми говоримо про грантовий конкурс, нам йдеться не тільки про гроші. Кожен наш конкурс – це інструмент для змін, іще одна стежка, що веде до нашої головної мети: відкритого суспільства для вільної України.
Шлях конкурсу розпочинається задовго до публікації оголошення про прийом заявок і триває після закінчення проєктів. У цьому матеріалі ми розкриємо внутрішню кухню, пояснимо етапи цього процесу і покажемо, як виглядає процес проведення конкурсу зсередини від початку до кінця.
Від зародження ідеї до публікації конкурсу
Кожен конкурс починається з ідеї. Вона має відповідати стратегії Фонду й бути спрямована на позитивні зміни в конкретній сфері. Найчастіше ідеї виникають у програмах фонду або під час спільних обговорень команди. Далі одна з програм бере відповідальність за реалізацію конкурсу.
Після цього починається етап внутрішнього узгодження. Команда формулює умови конкурсу, збирає коментарі колег і керівництва, пише текст оголошення. Ми публікуємо його лише тоді, коли всередині команди є спільне розуміння цілей, формату та критеріїв конкурсу.
Від оголошення конкурсу до оцінки проєктів
Після публікації оголошень починається прийом заявок, який зазвичай триває близько місяця. Організації реєструються в системі електронних конкурсів, заповнюють форми та надсилають проєктні пропозиції.
Далі – двоетапна оцінка. На етапі внутіршньої оцінки працівники програми, яка оголосила конкурс, перевіряють заявки на відповідність формальним вимогам, а потім — на зміст і релевантність. Після цього команда готує аргументовані рекомендації для зовнішніх експертів.
У цьому місці починається зовнішня оцінка. При кожній Програмі фонду є Експертна Рада – 5-7 фахівців, які є експертами в сфері діяльності Програми і покривають різні її аспекти. Вони працюють протягом трьох років і ми не розкриваємо їхні імена до закінчення їх повноважень. Анонімність потрібна щоб уникнути зовнішнього тиску та маніпуляцій.
Члени Експертної Ради переглядають усі заявки, коментують їх, а потім збираються разом для спільного обговорення. Саме тут вони приймають рішення про підтримку або відхилення проєкту, оцінюючи як зміст заявки, так і спроможність організації виконати обіцяне.
Іноді Фонд підтримує проєкт, але за певних умов: наприклад, при розширення цільової авдиторії, зміна бюджету абощо. В такому разі ми обговорюємо про це з організацією. Якщо вона погоджується, заявку оновлюють і надсилають повторно. Після цього експерти ухвалюють остаточне рішення.
Для проєктів з бюджетом понад 50 000 доларів остаточне слово має ще й Правління Фонду. Це – додаткова гарантія прозорості.
Від угоди до реалізації проєкту
Точні рішення прийняті, а значить підтримку потрібно документально закріпити. З кожною організацією укладається угода, яка є юридичною основою нашої співпраці. Вона містить не лише юридичні умови, а й проєктну заявку — як зобов’язання реалізувати все згідно з поданим планом. Такий підхід забезпечує взаємну відповідальність і дозволяє нам бути впевненими, що проєкти будуть реалізовані ефективно, принесуть очікувану користь і сприятимуть досягненню змін.
Спосіб фінансування залежить від розміру та тривалості проєкту. Якщо проєкт триває до 9 місяців — кошти переказуються одним траншем, а звіт подається після завершення. Якщо ж проєкт довший, підтримка надається частинами. У такому разі організація надсилає проміжні звіти, і лише після їх перевірки отримує наступний платіж.
Під час реалізації проєктів ми підтримуємо зв’язок із партнерами. Це не про контроль, адже ми віримо, що організації знають, як краще втілювати свої ідеї. Але така комунікація допомагає нам бути в курсі подій і за потреби оперативно реагувати. Організації надсилають інформацію про заходи та дослідження, діляться новинами, запрошують на події. Працівники Фонду завжди готові допомогти експертизою, контактами, навчанням. Ми також заохочуємо співпрацю між організаціями і проводимо спільні зустрічі, які стають майданчиком для обміну досвідом та нових знайомств.
Від звіту до нового конкурсу
Після завершення проєкту організація подає фінальний звіт, який детально вивчають працівники Фонду.
У першу чергу ми перевіряємо дотримання вимог щодо витрат коштів: чи є підтвердження, чи пояснені витрати, чи в порядку документи. Паралельно ми аналізуємо описовий звіт, у якому партнери розповідають, як реалізували проєкт, що вдалося, а що ні.
Після розгляду всіх звітів, що надійшли в межах одного конкурсу, ми повідомимо підсумок конкурсу та обговорюємо результати. Так ми оцінюємо, чи була ідея конкурсу вдалою і чи принесла вона очікувані зміни.
На основі цих обговорень ми ухвалюємо рішення щодо майбутнього конкурсу. Якщо конкурс виправдав очікування і показав себе ефективним – продовжуємо, масштабуємо чи оновлюємо його відповідно до нових потреб. Це дозволяє нам розвивати довгострокові ініціативи, адже багато конкурсів Фонду успішно діють уже багато років.
***
Авторка матеріалу: Віталіна Барановська, стажерка відділу комунікацій Міжнародного фонду “Віжродження”
