У межах проєкту «Імпульс» Міжнародний фонд «Відродження» оголосив конкурс «Інституційний імпульс молодим організаціям громадянського суспільства із найбільш постраждалих регіонів». Його мета – підтримати молоді організації, які вже працюють у громадах, постраждалих від війни, і хочуть зміцнити свою внутрішню спроможність, краще організувати роботу та розвиватися далі.
Прийом заявок триватиме до 19 лютого, а переможцями конкурсу стануть орієнтовно 20-25 організацій. Вони отримають інституційний грант з оптимальним бюджетом 400 000 гривень і долучаться до обов’язкової навчальної програми з організаційного розвитку. Навчання охоплюватиме стратегічне планування, внутрішні політики й процедури, фінансовий менеджмент, бухгалтерський облік, комунікації, адвокацію, а також питання гендерної рівності, сталості та прозорості. Проєкти триватимуть від 8 до 12 місяців.
Цей розділ Q&A підготовлений, щоб допомогти організаціям краще розібратися з умовами конкурсу та процесом подачі заявок. Він створений на основі онлайн-презентації конкурсу і сесії запитань та відповідей, яку провела Тетяна Кухаренко, менеджерка проєкту «Імпульс» і програми «Демократія й належне врядування» Міжнародного фонду «Відродження». Ви також можете подивитися відеозапис презентації.
Участь і відповідність умовам конкурсу
Чи можуть подаватися організації з будь-якою тематикою діяльності, якщо вони відповідають формі та іншим умовам конкурсу?
Так. Тематика діяльності організації не є обмеженням. Важливими є відповідна організаційно-правова форма, дата реєстрації в межах, визначених умовами конкурсу, а також відповідність проєктної пропозиції меті конкурсу – інституційному розвитку самої організації.
Які організації не можуть подаватися через дату реєстрації? Чи є винятки?
Подаватися не можуть організації, офіційно зареєстровані до 1 січня 2024 року або після 30 червня 2025 року. Винятків із цього правила не передбачено. Попередній досвід чи обставини створення організації поза цими датами не змінюють умов участі.
Якщо організація до офіційної реєстрації працювала як ініціативна група, чи враховується цей досвід? Чи планується повторення конкурсу?
Ні. Для участі в конкурсі враховується лише дата державної реєстрації організації. Діяльність у форматі ініціативної групи до реєстрації не дає права участі, якщо дата реєстрації не відповідає умовам. Конкурс є разовим у межах проєкту «Імпульс»; рішення про можливе повторення в майбутньому залежатиме від результатів цього конкурсу.
Чи можуть подаватися організації, які відповідають «віковому» критерію реєстрації, але вже мають грантовий досвід?
Так. Наявність попереднього грантового досвіду, зокрема з Міжнародним фондом «Відродження» або його партнерами, не є обмеженням. Важливо, щоб організація усвідомлювала потребу в інституційному розвитку та була готова до інтенсивної роботи в межах конкурсу.
Чи може подаватися організація, яка формально підпадає під критерій дати реєстрації, але переживає реорганізацію або «переломний етап»?
Так, за умови, що це справді молода організація, вперше зареєстрована в період з 1 січня 2024 року до 30 червня 2025 року. Зміни в керівництві, структурі чи статуті допускаються, якщо вони не є перереєстрацією організації, що існувала раніше. Якщо ж ідеться фактично про стару організацію з оновленими документами, вона не вважається молодою в межах цього конкурсу.
Чи потрібно подавати штатний розпис або інші кадрові документи, якщо організація не має офіційно оформлених штатних працівників і працює переважно на волонтерських засадах?
Ні. Штатний розпис подається лише у випадку, якщо в організації є штатні працівники. Якщо організація працює на волонтерських засадах і не має штату, штатний розпис не потрібен.
Натомість необхідно подати структуру організації (органіграму) або її чернетку – схему, яка показує ролі та функції в організації (керівництво, фінансові функції, комунікації тощо) відповідно до статуту. Це не є штатним розписом.
Який перелік документів є обов’язковим саме для цього конкурсу та як він співвідноситься з обов’язковими додатками платформи подачі заявок?
Окрім стандартних документів, які вимагає платформа «Електронний конкурс», для цього конкурсу обов’язковими є додатки, притаманні саме інституційному конкурсу. Зокрема:
- заповнена аплікаційна форма саме цього конкурсу;
- бюджет проєкту;
- структура організації (органіграма або її драфт);
- копія статуту організації;
- копія виписки з Єдиного державного реєстру (саме ОГС, не ФОП).
Усі ці документи подаються разом через платформу. Перелік у формі конкурсу доповнює, а не замінює перелік, передбачений платформою.
Яким є кінцевий термін подання заявки?
Кінцевий термін подання заявок – 19 лютого до 15:00. Рекомендується не відкладати подачу на останні дні або години через можливі технічні ризики: перебої з електропостачанням, інтернетом або технічні збої платформи. У разі подачі завчасно заявку можуть повернути на доопрацювання до дедлайну; подача в останні хвилини такого запасу часу не залишає і може призвести до втрати можливості участі.
Чи можна в межах конкурсу закладати адвокаційні активності або співпрацю з ОМС (наприклад, участь у розробці/оновленні стратегії громади)?
Ні. Конкурс спрямований на інституційний розвиток організацій громадянського суспільства, а не на розробку стратегій громади чи документів органів місцевого самоврядування. Закладати кошти на стратегування громади або адвокаційні процеси для ОМС не відповідає меті конкурсу. Такі активності можуть бути доречними в межах інших конкурсів Фонду.
Бюджет і витрати
Чи допускається закупівля обладнання для забезпечення роботи організації і які обмеження щодо частки таких витрат у бюджеті проєкту?
Так, допускається. Закупівля обладнання можлива за умови, що воно використовується для потреб самої організації (офіс, робочий простір команди), а не для інших інституцій. Витрати на обладнання не можуть перевищувати 20% від загального бюджету проєкту, поданого на конкурс. Обладнання має бути обґрунтоване в аплікаційній формі – з поясненням, де воно зберігатиметься і як використовуватиметься.
Чи можна передбачати оплату праці членів команди проєкту і чи є обмеження щодо частки таких витрат?
Так, можна. Оплата праці членів команди проєкту є допустимою. Фіксованих обмежень щодо відсотка витрат на оплату праці не встановлено. Організація самостійно формує бюджет відповідно до своїх потреб і логіки проєкту.
Як у бюджеті слід відображати оплату праці залежно від форми залучення фахівців?
Оплата праці штатних працівників відображається як заробітна плата. Особи, залучені за цивільно-правовими договорами, також включаються до розділу оплати праці. Послуги фізичних осіб-підприємців відображаються в інших статтях витрат, як послуги. Усі особи, зазначені в описі ресурсів проєкту, мають бути відображені і в бюджеті.
Чи може керівник організації бути одночасно керівником або координатором проєкту і як врегульовується конфлікт інтересів?
Так, може, якщо керівник організації є штатним працівником. Якщо керівник не перебуває у штаті, поєднання ролей вважається конфліктом інтересів. У такому випадку конфлікт інтересів має бути задекларований на етапі укладання грантової угоди, а фінансові документи повинні підписуватися іншою уповноваженою особою.
Як оцінюється ситуація, коли одна особа поєднує управлінські та фінансові функції в невеликій організації?
Прямої заборони немає, однак така ситуація розглядається як ризикова з точки зору прозорості. Для інституційного розвитку організації рекомендується розділяти управлінські та фінансові функції та поступово залучати окремого бухгалтера або фінансового менеджера.
Чи є наявність штатних працівників обов’язковою умовою для участі в навчальних заходах?
Ні. Відсутність штатних працівників не обмежує участь організації ані в конкурсі, ані в навчальних заходах. Це враховано в дизайні конкурсу для молодих організацій.
Чи можуть фінансуватися командні заходи, зокрема стратегічні сесії або ретрити?
Так, можуть, за умови, що такі заходи мають чіткий зв’язок з інституційним розвитком організації – наприклад, стратегічне планування або навчальні сесії. Ретрити без навчального чи стратегічного компоненту не відповідають меті конкурсу.
Чи може в межах дозволеної частки бюджету на обладнання передбачатися закупівля базових технічних засобів для забезпечення гібридної (офлайн та онлайн) роботи організації й комунікації зі спільнотами?
Так. Закупівля базового технічного обладнання (наприклад, мікрофонів чи камер) можлива в межах витрат на обладнання, за умови що ці витрати не перевищують 20% від загального бюджету проєкту, а саме обладнання призначене для потреб організації. Необхідно чітко обґрунтувати в аплікаційній формі, як і де воно використовуватиметься та зберігатиметься, і яким чином воно підсилює інституційну спроможність організації (зокрема комунікацію з розпорошеною спільнотою).
Чи допускається в межах проєкту залучення дорадчих або молодіжних органів/ініціатив до окремих активностей, якщо заявником і відповідальним виконавцем проєкту є громадська організація?
Ні. У межах цього конкурсу підтримується діяльність, спрямована на інституційний розвиток самої організації-заявника, а не на проведення заходів для громади чи спільних активностей із дорадчими органами (зокрема молодіжними радами). Такі заходи не відповідають меті конкурсу і радше підходять для інших конкурсів (наприклад, конкурсів малих грантів).
Чи підтримуються в межах конкурсу витрати на виготовлення брендованої продукції або промоматеріалів, і чи можуть такі витрати зараховуватися до статті «обладнання»?
Ні. Витрати на виготовлення мерчу або брендованої продукції не рекомендуються і не підтримуються в межах цього конкурсу. Такі закупівлі не вважаються витратами на обладнання і не сприяють інституційному розвитку організації. Також окремо зазначаємо, що виробництво мерчу створює додаткове екологічне навантаження.
Чи можна в межах цього конкурсу передбачати оплату роботи фахівців, які працюють з цільовими аудиторіями організації, чи витрати мають бути зосереджені на підвищенні компетенцій команди?
Витрати в межах цього конкурсу мають бути спрямовані на посилення інституційної спроможності самої організації, а не на проведення діяльності для цільових аудиторій. Оплата роботи тренерів або фахівців допускається тоді, коли вони навчають або підсилюють команду організації (наприклад, тренінг для тренерів, коучинг, стажування, фасилітація стратегічних процесів). Оплата заходів, спрямованих безпосередньо на навчання цільових груп, не відповідає меті цього конкурсу.
Навчальний компонент
Чи може в межах конкурсу підтримуватися навчання або консультування організації з вузьких, прикладних тем, якщо таких компетенцій у команди наразі немає?
Так. У межах конкурсу підтримується навчання та індивідуальне консультування, необхідні для інституційного розвитку організації. Якщо організація не має знань у певній прикладній сфері (зокрема тій, що є важливою для її статутної діяльності), такі навчальні заходи можуть бути закладені в проєкт як навчання, консультації або індивідуальні тренінги для команди.
Який базовий перелік навчальних заходів планується для організацій-переможців з боку організаторів і партнерів конкурсу?
Для всієї когорти переможців плануються базові навчальні заходи, зокрема:
- фінансовий менеджмент і бухгалтерський облік (на базовому рівні);
- комунікації;
- загальне стратегічне планування;
- правові питання діяльності організацій.
Ці навчання проводяться організаторами конкурсу – Міжнародний фонд «Відродження» та Фонд Східна Європа – і мають базовий характер. Якщо організації потрібні глибші або спеціалізовані навчання, їх можна окремо закладати у власну проєктну пропозицію.
У якому форматі відбуваються навчальні заходи в межах конкурсу – онлайн, офлайн чи в змішаному форматі?
Навчальні заходи проводяться як онлайн, так і офлайн. Онлайн-навчання відбуваються на спеціалізованих платформах, офлайн – у форматі одноденних або дводенних заходів. Формат може змінюватися залежно від типу навчання та аудиторії, тому організаціям рекомендується планувати свою участь із урахуванням обох форматів.
У разі виникнення додаткових запитань, будь ласка, звертайтеся письмово на електронну адресу kukharenko@irf.ua. Зверніть увагу, що консультації щодо оформлення проєктних пропозицій не надаються телефоном.
Проєкт «Імпульс» реалізується Міжнародним фондом «Відродження» та Фондом Східна Європа за підтримки Норвегії та Швеції.
