Змістовний звіт – це один з фінальних документів, які необхідно подати після завершення проєкту.
Всі необхідні файли ви зможете знайти за цим посиланням на сайті Міжнародного фонду “Відродження”.
Прийняття змістовних звітів відбувається в електронному вигляді, тому рекомендуємо від самого початку проєкту зберігати необхідні матеріали та файли в електронному вигляді.
Які складові має форма змістовного звіту?
- Загальна інформація про організацію.
Тут ви вказуєте основну інформацію про Вашу організацію та проєкт таку, як номер та назва проєкту, назва організації, бюджет, хто керівник і т.д..
- Діяльність та результати.
В цьому розділі ви більш детально підходите до таких питань, як
- Мета та завдання проєкту.
- Якими є найбільші досягнення проєкту звітування?
- Порівняйте досягнуті та очікувані результати
- Чи змінювався контекст проєкту через зовнішні та внутрішні чинники , які ризики та труднощі були протягом реалізації проєкту
- Розкажіть про бенефіціарів проєкту : які саме групи отримали допомогу, який вид, регіональний розподіл
- Чи були корисними ваші напрацювання для органів державної влади та/або органів місцевого самоврядування, чи орієнтований проєкт на місцевий розвиток
- Як проєкт вплинув на вашу команду, які довготривалі наслідки від реалізації проєкту
- Спеціальна табличка – форма, яка допоможе вам порівняти те, що планувалися та були фактично здійснені впродовж терміну реалізації проєкту
Що саме може бути додано в якості додатків до змістовного звіту?
До змістовного звіту ми просимо додати в електронному вигляді детальну інформацію про діяльність у межах проєкту, зразки продуктів проєкту, копії відгуків ЗМІ тощо, зокрема:
а) Напрацьовані продукти проєкту (аналітичні матеріали, доповіді, звіти, проекти нормативно-правових актів тощо); посилання на офіційні доповіді, звіти, де використані напрацювання за проєктом.
б) Для заходів (семінари / тренінги / конференції / круглі столи / фокус-групи / прес-конференції тощо):
- програма і роздаткові матеріали;
- прес-анонси, прес-релізи та пост-релізи заходів;
- копії списків учасників кожного заходу з контактною інформацією , з особистими підписами учасників та підтвердженням їх згоди на обробку персональних даних;
- копії списків акредитації представників засобів масової комунікації;
- фотографії із заходів тощо.
в) Для консультацій/сервісів/послуг:
- копії журналів реєстрації консультацій;
- інформація про кількість осіб, які одержали консультації або послуги;
- аналіз тематики звернень.
г) Для друкованих матеріалів:
- списки та способи поширення друкованих матеріалів;
- електронні версії друкованих матеріалів (книги, брошури, буклети тощо);
- до МФВ слід подати також друковані версії матеріалів, які друкувалися за кошти проєкту .
д) Для матеріалів ЗМІ та Інтернет:
- посилання (лінки) на матеріали, опубліковані на вебсайтах та/або у соціальних мережах; або скановані копії на публікації матеріалів у друкованих ЗМІ
- посилання на вебплатформи, вебархіви та інші ресурси, де зберігаються записи теле-, радіо-сюжетів або програм.
е) Для поїздок, стажувань, виїзних консультацій:
- звіти про програми, цілі, завдання та результати поїздок, інформацію про склад їх учасників, маршрути.
Співпраця під час реалізації проєкту
В цьому розділі ми очікуватимемо відповіді на наступні питання:
- Які партнерські організації брали участь у проєкті?
- Яким був рівень вашої співпраці з партнерами та як розподілялись ваші завдання
- Чи вдалося встановити партнерські відносини за час реалізації проєкту, які не були передбачені проєктною пропозицією?
- Хто з нових партнерів проєкту і як саме може посилити ефективність реалізації проєкту на його наступному етапі (-ах)?
- Чи плануєтесь подальша співпраця з цими партнерами й надалі?
Комунікація під час реалізації проєкту
Тут просимо вас поділитися з нами:
- Які комунікаційні цілі ви ставили перед собою на початку проєкту? Чи вдалося досягнути цільових аудиторій? Якими були основні меседжі публічних повідомлень?
- Як ви оцінюєте ефективність вашої комунікації з цільовими аудиторіями та медіа, а також результативність ваших комунікаційних заходів у ході проєкту?
- З якими складнощами у ході комунікації / інформаційного супроводу проєкту ви стикалися і як ви долали ці складнощі?
- Як Ваш проєкт висвітлювався у засобах масової інформації та соціальних мережах?
Найпоширеніші питання
Скільки часу необхідно зберігати звіт та його додатки?
Згідно з угодою, яка підписується між вами та Міжнародним фондом “Відродження”,
фонд може робити запити щодо будь-яких матеріалів за проєктом ще протягом трьох років після завершення терміну реалізації проєкту.
Чи може МФВ опублікувати результати звіту організації ?
Хочемо звернути вашу увагу, що без погодження з Вами Міжнародний фонд “Відродження“ не може поширювати публічно результати. Авторські права і всі питання,
пов’язані з авторським правом залишаються за організацією виконавців проєкту.
Чи потрібно погоджувати з Міжнародним фондом “Відродження” внесення змін до проєкту?
Якщо ця діяльність суттєво відрізняється від того, що було заплановано,
то в процесі виконання проєкту слід звернутися до Міжнародного фонду “Відродження”
з відповідним запитом на дозвіл щодо зміни здійснення змістовної діяльності.
Але якщо зміни мають технічний характер, наприклад, ви планували тренінги, а провели семінари – це не є суттєвими змінами, і ви можете такі зміни самостійно вносити в процесі реалізації проєкту.
