Тендер на супровід та логістичне забезпечення Щорічної конференції Української національної платформи Форуму громадянського суспільства Східного партнерства

Європейська програма Міжнародного Фонду «Відродження» (МФВ) оголошує тендер на супровід та логістичне забезпечення Щорічної конференції Української національної платформи Форуму громадянського суспільства Східного партнерства

Дати проведення: 17-18 травня 2019 р.

Місце проведення: м. Київ, бізнес-центр «Admiral Hall», вул. Хрещатик, 7/11 (попередньо заброньовано)

Кінцевий термін подання пропозицій: 12 квітня 2019 р.

Оголошення результатів тендеру: 18 квітня 2019 р.

До участі у тендері запрошуються конференц-сервісні організації та фізичні особи – підприємці, які мають досвід логістичної діяльності в Україні.

Перелік послуг:

1) зустріч, реєстрація учасників та їх супровід під час заходів (17 травня – до 130 осіб, 18 травня – до 90 осіб; точну кількість буде визначено пізніше);

2) забезпечення одномісного проживання для 40 осіб (1 доба, попередньо заброньовано проживання у готелях «Дніпро» (30 осіб) та «Козацький» (10 осіб). Кількість осіб може змінюватися;

3) робота з бізнес-центром “Admiral Hall” щодо організації харчування учасників:

• 4 кава-паузи (2 – у перший день, до 130 осіб), і 2 кава-паузи в другий день – до 90 осіб;
• обід (перший день – до 120 осіб, другий – до 90 осіб);
• вечеря (перший день – до 90 осіб).

4) робота щодо обладнання приміщень для проведення сесій конференції:

Перший день (загальна кількість учасників до 130 осіб):

• 2 год. – робота в спільному залі, розсадка «президія + театр»;
• 1,5 год. – 5 робочих груп в окремих залах;
• до 3 год. – робота в спільному залі (до 90 осіб), розсадка «президія + театр».

Другий день (загальна кількість учасників до 90 осіб):

• До 1,5 год. – робота в спільному залі, розсадка «президія + театр»;
• до 3-х годин, з перервою на кава-паузу – робота в групах (окремі зали, 4 робочі групи);
• До 1,5 години – робота в спільному залі, розсадка «президія + театр»;

5) Забезпечення фліпчартами для роботи в групах; розміщення постерів на стінах залу засідань; розміщення вказівників.

6) відшкодування транспортних витрат іногороднім учасникам (до 40 осіб, по факту), забезпечення паркомісць учасникам;

7) купівля авіаквитків для закордонних учасників (по факту);

8) транспортування закордонних учасників з/до готелю (до 5 осіб);

9) забезпечення синхронного перекладу (обладнання, перекладачі) – під час першої панельної сесії (до 12.00) в перший день конференції (до 130 учасників);

10) забезпечення аудіозапису конференції (обладнання, відео-файли) під час перших двох сесій першого дня конференції (до обіду), в тому числі однієї спільної сесії, і п’ятьох паралельних.

11) виготовлення бейджів;

12) формування роздаткових матеріалів для учасників конференції (буклет на пружині, 100 сторінок, двосторонній чорно-білий друк) – 130 комплектів.

Умовою тендеру є надання детального бюджету за кожним із наведених пунктів.

Кінцевий термін подання тендерних пропозицій – 12 квітня 2019 року.

Оголошення результатів тендеру – 18 квітня 2019 року.

Для участі у тендері слід подати такі документи:

• тендерна пропозиція
• інформація про учасника тендеру та досвід

Тендерна пропозиція має бути подана на офіційному бланку учасника тендеру з печаткою і підписом уповноваженої особи (у сканованому вигляді). Тендерні пропозиції, що не відповідають цим вимогам, розглянуто не буде. Тендерні пропозиції потрібно надсилати на електронну адресу romanova@irf.ua. У рядку «Тема» електронного повідомлення потрібно зазначити «тендерна пропозиція».

Усі запитанняуточнення щодо переліку послуг в рамках тендеру слід надсилати в письмовій формі на адресу olga_mashtaler@ukr.net

Після отримання тендерних пропозицій і під час їх розгляду представники програми можуть контактувати з заявниками для отримання роз‘яснень або уточнень, які будуть потрібні для адекватної оцінки пропозицій.

Зверніть увагу!

Поданих на тендер матеріалів не повертають і не рецензують.

Про результати тендеру буде повідомлено листом.

Остаточне рішення щодо тендерної пропозиції перегляду не підлягає.

Причин відмови у підтримці тендерної пропозицій не повідомляють.