Тендер на надання послуг супроводу та логістичного забезпечення Третього Форуму Асоціацій 12 – 14 червня 2019 року

Міжнародний Фонд «Відродження» (МФВ) за фінансової підтримки Європейського Союзу реалізує проект «Громадська синергія: посилення участі громадськості в євроінтеграційних реформах» (далі – Проект).

У рамках Проекту оголошується тендер на супровід та логістичне забезпечення Третього Форуму Асоціацій, який відбуватиметься 12-14 червня 2019 року у м. Києві.

Учасники тендеру: конференц-сервісні організації та ФОП, які мають, як мінімум, трирічний досвід логістичної організації заходів.

Перелік послуг:

1) зустріч, реєстрація учасників і їх супровід під час заходу (до 120 осіб);

2) оренда приміщення для проведення заходу: центральна частина Києва або Поділ (готель категорії не нижче 4*, або окрема локація, де є денне світло)

3) забезпечення проживання учасників: орієнтовно 30 осіб, 2 доби (неподалік від місця проведення заходу)

4) купівля авіаквитків для іноземних учасників (по факту)

5) трансфер іноземних учасників з/до аеропорту Бориспіль (орієнтовно 10 перевезень);

6) організація харчування учасників:

1 день – 1 вечеря (до 100 осіб);

2 день – 2 кава-паузи, 1 ланч-фуршет (до 120 осіб), 1 вечеря (100 осіб);

3 день – 2 кава-паузи, 1 ланч-фуршет (до 120 осіб).

7) обладнання приміщень для проведення заходу:

– 12 червня, ІІ половина дня, 120 осіб, розсадка «театр»

– 13 червня повний день 120 осіб, розсадка «театр»

– забезпечення окремих приміщень для роботи у групах 14 червня (3 групи);

– встановлення подіуму та організація місця для спікерів на усі 3 дні роботи

– вода для учасників

8) відшкодування транспортних витрат іногороднім учасникам (по факту);

9) виготовлення бейджів – 120 шт.

10) тиражування матеріалів для заходу, формування роздаткових матеріалів (папок учасників) – 120 комплектів (50 сторінок, двосторонній чорно-білий друк);

11) виготовлення банера

12) забезпечення аудіо/відео записів та онлайн трансляції під час заходу

13) проведення фотозйомки

Умовою тендеру є надання детального бюджету за кожним із наведених пунктів з вказанням комісії організації/ФОП та будь-яких додаткових нарахувань.

До тендерної пропозиції слід обов’язково долучити стислу інформацію про попередній досвід з організації подібних заходів.

Кінцевий термін подання тендерних пропозицій – 09:00 22 квітня 2019 року.

Оголошення результатів тендеру – до 06 травня 2019 року. Тендерні пропозиції потрібно надсилати на електронну адресу romanova@irf.ua. У рядку «Тема» електронного повідомлення потрібно зазначити «тендерна пропозиція Форум Асоціацій». Усі запитання щодо тендеру слід надсилати в письмовій формі на адресу eu.ua.platform@gmail.com

Після отримання тендерних пропозицій і під час їх розгляду представники програми можуть контактувати з заявниками для отримання роз‘яснень або уточнень, які будуть потрібні для адекватної оцінки пропозицій.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ:

· Тендерна пропозиція має бути подана на офіційному бланку учасника тендеру з печаткою і підписом уповноваженої особи (у сканованому вигляді). Тендерні пропозиції, що не відповідають цим вимогам, розглянуто не буде.

· Про результати тендеру буде повідомлено листом

· Остаточне рішення щодо тендерної пропозиції перегляду не підлягає

· Причин відмови у підтримці тендерної пропозицій не повідомляють