ТЕНДЕР НА КОМПЛЕКСНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ЛОГІСТИКИ ЗАХОДІВ в межах Проєкту «Розширення можливостей громадянського суспільства для стійкості та відновлення України» («Імпульс») у 2026-2027 роках

Проєкт «Розширення можливостей громадянського суспільства для стійкості та відновлення України» (коротка назва – «Імпульс») виконується Міжнародним фондом «Відродження» разом із Фондом Східна Європа за підтримки Норвегії (Norad)та Швеції (Sida).

Мета Проєкту – підвищити здатність українських організацій громадянського суспільства (ОГС) встановлювати та досягати цілі розвитку, які сприятимуть ранньому відновленню та реформам демократичного врядування в Україні. У межах Проєкту планується проводити заходи, які сприятимуть підвищенню інституційної спроможності ОГС, зокрема – презентації можливостей і результатів діяльності Проєкту «Імпульс», координаційні зустрічі грантоотримувачів, консультування фахівців, моніторингові візити в регіони, конференції різних форматів тощо.

Мета тендеру – комплексне забезпечення проведення заходів різних форматів у межах Проєкту «Імпульс» впродовж 2026-2027 років у м. Києві та інших містах України (за потреби).

Учасники тендеру: суб’єкти господарювання із відповідними КВЕД, які мають щонайменше трирічний досвід логістичної діяльності в Україні, а також досвід забезпечення заходів у змішаних форматах (онлайн і наживо) із використанням сучасних технологій.

Важливо: Міжнародний фонд “Відродження” докладає необхідних зусиль щодо дотримання учасниками тендеру найвищих стандартів етики під час процедури закупівель та в процесі виконання договорів, а саме:

• і) дотримання законодавства України про працю;
• іі) повага до основних соціальних прав та екологічних аспектів;
• ііі) нетерпимість до корупції та інших фінансових порушень;
• іv) нульова терпимість щодо сексуальної експлуатації, сексуального насильства та сексуальних домагань.

Учасники тендеру у своїй діяльності мають докладати зусиль аби товари, що постачаються та/або послуги, що надаються, відповідали екологічним стандартам національного законодавства; а в процесі проведення тендеру та під час виконання майбутнього договору використовувати ресурси обачливо та дбайливо з метою недопущення негативного впливу на довкілля.

Основні критерії оцінки тендерних пропозицій: (а) наявність відповідного досвіду учасника тендеру і рекомендацій попередніх замовників послуг; (б) вартість тендерної пропозиції; (в) якість тендерної пропозиції; (г) фінансово-економічна, технічна та професійна спроможність учасника; (д) річний обсяг доходу учасника не менше 2 млн. гривень.

У межах тендеру буде підтримано одну пропозицію, що відповідає уніфікованому технічному завданню (дивіться деталі в Додатку 1).

Обов‘язкові  технічні умови для проведення заходів, зокрема формату конференцій:

• Наявність генераторів і укриття із інтернет зв’язком та належними санітарними умовами;
• Якісний, швидкісний інтернет зв’язок для одночасної участі онлайн орієнтовно 100+ учасників (запропонуйте, будь ласка, відповідну онлайн платформу); 
• Добре вентильоване приміщення з вікнами, яке дозволяє вільно розмістити 4-5 спікерів на подіумі і до 50 осіб “живої аудиторії” з відповідною соціальною дистанцією та забезпечене належними санітарними умовами;
• Якісна відеозйомка виступів спікерів протягом сесій;
• Якісні онлайн відео- і аудіо-трансляції конференцій з технічним супроводом (технічною модерацією): забезпечення можливості онлайн-учасникам дистанційно задавати питання, коментувати в чаті, виявляти реагування протягом сесій, а також забезпечення відповідного стислого технічного інструктажу учасників перед початком сесій;
• Забезпечення якісного онлайн демонстрування презентацій і відео;
• Запис (фіксування) онлайн запитань із чату;
• Реєстрація дистанційних учасників заздалегідь і у дні заходу зі складанням списків учасників;
• Забезпечення технічної можливості для синхронного онлайн перекладу на обраній платформі (робочі мови – українська й англійська, перекладачів забезпечить Міжнародний фонд “Відродження”). Має бути зрозумілим для дистанційних учасників, як знайти на моніторі функцію перекладу і налаштувати переклад;
• Пропозиція щодо технічного заповнення перерв для онлайн-учасників;
• Монтаж відео і аудіо записів конференції для поширення матеріалів конференції.

У тендерній пропозиції слід зазначити рекомендації щодо локацій для проведення заходів (до трьох варіантів). Локації мають відповідати принципам дружнього ставлення до довкілля та санітарним вимогам. Бажане близьке розташування біля станції метро в Києві.

Примітка: 

1. Перелік послуг у межах технічного завдання є орієнтовним і може бути скоригований у робочому порядку згідно з поточними потребами щодо формату, місця і кількості проведення заходів.
2. Механізм перерахування коштів переможцю тендеру передбачає почергові транші згідно з графіком проведення заходів. 
3. Обраний логістичний партнер безпосередньо комунікуватиме із зареєстрованими учасниками заходів та готуватиме інформаційні листи про логістику заходів.
4. Обраний логістичний партнер має надавати до кожного окремо заходу: попередній і виконавчий кошториси, рахунок(рахунки), акт про надані послуги за результатами проведення заходу, обов‘язкову первинну документацію (копії), в т.ч. реєстраційні списки учасників, а також відеозаписи (за потребою).

З переможцем тендеру буде укладено контракт на надання послуг терміном до 31 грудня 2027 року.

Тендерну пропозицію слід подати за формою, зазначеною в Додатку 1 до цього оголошення (дивіться XLSХ файл з деталізованим технічним завданням).

До тендерної пропозиції слід обов’язково долучити такі додатки:

1. Копія витягу з Державного реєстру із інформацією про учасника тендера;
2. Підтвердження суми річного обсягу доходу за 2025 рік;
3. Опис технічних засобів, обладнання, акредитацій тощо, доступних учаснику тендеру для забезпечення якості його послуг, перелік технічних компаній-партнерів;
4. Опис того, як учасник тендеру забезпечить екологічний менеджмент під час виконання контракту;
5. Контакти учасника тендера, контакти керівника (в разі учасника-компанії) та контактної особи, що відповідатиме за організацію логістики заходів; контакти і документи ФОП (у разі учасника-ФОП) та лист про афіліацію із логістичною компанією, якщо є;
6. Стислий опис попереднього досвіду учасника тендеру щодо організації заходів змішаних форматів;
7. Рекомендації інших організацій або програм, які користувалися послугами учасника тендеру;
8. Лист про відповідність (дивіться Додаток 2).

Тендерна пропозиція має бути подана на офіційному бланку учасника тендеру з печаткою і підписом уповноваженої особи. Тендерні пропозиції, що не відповідають цим вимогам, розглянуто не буде.

Звертаємо вашу увагу, що найменування і реквізити особи, якій буде надано замовлення за результатами проведення тендеру та з якою Міжнародний фонд “Відродження” буде оформляти юридичні відносини, мають збігатися з найменуванням і реквізитами учасника тендеру, заявка якого переможе.

Тендерні пропозиції надсилати в електронному вигляді з темою «Тендер забезпечення логістики заходів 2026-2027» на адресу: olkhova@irf.ua

Додатки до тендерної пропозиції потрібно надсилати у форматі .doc, .docs, .xls, .xlsx або .pdf. Максимальний розмір кожного файлу не може перевищувати 8 Mb.

Останній термін подання тендерних пропозицій – 22 січня 2026 року.

Оголошення результатів тендеру – до 06 лютого 2026 року.

Уся комунікація і надання інформації здійснюється в електронному вигляді до 19 січня 2026 р.  Запити на конфіденційну інформацію задовольнятися не будуть.

Зверніть увагу:

• Подані на тендер матеріали не повертають і не рецензують
• Про результати тендеру буде повідомлено письмово
• Причини відмови в підтримці тендерної пропозицій не повідомляються.

Контактна особа:

Юлія Ольхова, координаторка Програми “Демократія і належне врядування” та Проєкту «Імпульс», olkhova@irf.ua