Тендер на комплексне забезпечення логістики заходів в межах проєкту EU4USociety: Civil Society Partnership Project» у 2021 році

Міжнародний фонд «Відродження за фінансової підтримки Європейського Союзу реалізує проєкт «EU4USociety: Civil Society Partnership Project» (далі – Проєкт)

Загальною метою Проєкту є посилення залучення, сталості, спроможності, актуальності та впливу українського громадянського суспільства у вирішенні актуальних внутрішніх, регіональних та глобальних викликів.

Мета тендеру – комплексне забезпечення проведення двох заходів гібридного формату у межах Проєкту  впродовж 2021 року в м. Києві.

Учасники тендеру: конференц-сервісні організації та ФОП із відповідними КВЕД, які мають щонайменше трирічний досвід логістичної діяльності в Україні, а також досвід забезпечення заходів у гібридних форматах (онлайн та офлайн) із використанням сучасних технологій.

Основні критерії оцінки тендерних пропозицій: (а) попередній досвід в організації заходів гібридного формату; (б) ціна тендерної пропозиції; (в) якість тендерної пропозиції; (г) фінансово-економічна, технічна та професійна спроможність учасника.

У межах тендеру буде підтримано одну пропозицію, що відповідає такому технічному завданню:

• Комплексне логістичне забезпечення проведення двох заходів у гібридному форматі в м. Києві (орієнтовні дати проведення 12-14 липня 2021 року та жовтень 2021 року) :

Загальне технічне забезпечення для проведення заходів у гібридному форматі:

• Добре вентильоване приміщення з вікнами, яке дозволяє вільно розмістити до 6 спікерів на подіумі і до 40 осіб “живої аудиторії” з відповідною соціальною дистанцією та забезпечене належними санітарними умовами;
• Швидкісний, якісний інтернет-зв’язок для одночасної участі онлайн орієнтовно 120 учасників (запропонуйте, будь ласка, відповідну онлайн платформу);
• Якісна відеозйомка виступів спікерів протягом сесій;
• Якісні онлайн відео- і аудіо-трансляції конференції з технічним супроводом (технічною модерацією): забезпечення можливості онлайн-учасникам дистанційно задавати питання, коментувати в чаті, виявляти реагування протягом сесій, а також забезпечення відповідного стислого технічного інструктажу учасників перед початком сесій;
• Забезпечення якісного онлайн демонстрування презентацій і відео;
• Запис (фіксування) онлайн запитань із чату;
• Реєстрація дистанційних учасників заздалегідь і у дні заходу зі складанням списків учасників;
• Забезпечення технічної можливості для синхронного онлайн перекладу на обраній платформі (робочі мови – українська й англійська, перекладачів забезпечить МФВ). Має бути зрозумілим для дистанційних учасників, як знайти на моніторі функцію перекладу і налаштувати переклад;
• Монтаж відео і аудіо записів конференції для поширення матеріалів конференції.
• Надання рекомендацій щодо локацій для проведення заходів. Локації мають відповідати санітарним вимогам у зв’язку із епідемією. Обов’язкова наявність вікон в приміщенні.
• Надання фінансового звіту за результатами організації логістики заходів (до звіту потрібно буде додати копії первинної документації).

Специфікація

Захід №1
Український Центрально-Європейський Форум (12-14 липня 2021 року)

1) зустріч, реєстрація учасників і їх супровід під час заходу (до 40 осіб); 

2) оренда приміщення для проведення заходу 2 дні (13-14 липня): центральна частина Києва (готель категорії не нижче 4*, або окрема простора локація, де є денне світло) 

3) забезпечення проживання учасників: орієнтовно 15 осіб, 2 доби (неподалік від місця проведення заходу) 

4) купівля авіаквитків для 15  іноземних учасників (по факту) 

5) трансфер іноземних учасників з/до аеропорту Бориспіль (орієнтовно 13 перевезень); 

6) Проїзд українських учасників з регіонів (потяг, автобус) -6 осіб 

7) організація харчування учасників: 

1 день – 1 ланч (до 15 осіб), 

1 день – 1 вечеря (до 40 осіб); 

2 день – 2 кава-паузи, 1 ланч-фуршет (до 40 осіб), 1 вечеря (40 осіб); 

3 день – 1 кава-пауза, 1 ланч-фуршет (до 40 осіб). 

8) обладнання приміщень для проведення заходу (розсадка «театр» із забезпеченням вимог дистанції): 

– 13 липня, повний день, до 40 осіб,  

– 14 липня, І половина дня, до 40 осіб 

– встановлення подіуму та організація місця для спікерів на усі 2 дні роботи 

–  забезпечення мікрофонами, проектором, підключення дистанційних учасників 

– відео мінімально на 2 камери (краще – 3) 

– мікрофони для спікерів – 6 шт.

– трансляція ФБ та ютуб + запис 

– включення спікерів онлайн (і в транляцію, і для студії) 

 – додаткова невелика кімната для переговорів / запису інтерв’ю (техніка не потрібна)

– вода для учасників 

9)  Виготовлення головного банера і прес-корнера  

 10) Роздаткові матеріали для офлайн учасників (бейджі, блокноти, ручки, таблички, програма тощо) – 50 примірників. 

11) фотозйомка 1,5 дня

Захід №2
Форум асоціацій (жовтень 2021 року)

1) зустріч, реєстрація учасників і їх супровід під час заходу (до 15 осіб);

2) оренда приміщення для проведення заходу: центральна частина Києва або Поділ (готель категорії не нижче 4*, або окрема локація з денним світлом)

3) забезпечення проживання учасників: орієнтовно 15 осіб, 2 доби (неподалік від місця проведення заходу)

4) купівля авіаквитків для іноземних учасників (по факту)

5) трансфер іноземних учасників з/до аеропорту Бориспіль (орієнтовно 15 перевезень);

6) Відшкодування проїзду українських учасників з регіонів – (по факту)

7) організація харчування учасників:

1 день – 1 вечеря (до 40 осіб);

2 день – 2 кава-паузи, 1 ланч-фуршет (до 40 осіб), 1 вечеря (40 осіб);

3 день – 2 кава-паузи, 1 ланч-фуршет (до 40 осіб)

8) обладнання приміщень для проведення заходу:

– розсадка «театр» із забезпеченням вимог дистанції

– встановлення подіуму та організація місця для спікерів на усі 3 дні роботи

забезпечення мікрофонами, проектором, підключення дистанційних учасників 

– відео мінімально на 2 камери (краще – 3) 

– мікрофони для спікерів – 6 

– трансляція ФБ та ютуб + запис 

– включення спікерів онлайн (і в транляцію, і для студії) 

– вода для учасників

9) виготовлення банера

10) Роздаткові матеріали для офлайн учасників (бейджі, блокноти, ручки, таблички, програма тощо) – 40 примірників. 

11) фотозйомка 1,5 дня

З переможцем тендеру буде укладено контракт на надання послуг терміном до 31 грудня 2021 року.

Тендерну пропозицію слід подати за формою, зазначеною в електронному Додатку 1 до цього оголошення (дивіться XLS файл з деталізованим технічним завданням).

Примітка:

1. Перелік послуг в межах технічного завдання є орієнтовним і може бути скоригований у робочому порядку згідно з поточними потребами щодо формату заходів
2. Механізм перерахування коштів переможцю тендеру передбачає почергові транші згідно з графіком проведення заходів.

До тендерної пропозиції слід обов’язково долучити такі додатки:

1. Копія витягу з Державного реєстру із інформацією про учасника тендера
2. Контакти учасника тендера, її керівника та контактної особи, що відповідатиме за організацію логістики заходів
3. Стислий опис попереднього досвіду учасника тендеру щодо організації гібридних заходів
4. Рекомендації інших організацій або програм, які користувалися послугами учасника тендеру за бажанням

Тендерна пропозиція має бути подана на офіційному бланку учасника тендеру з печаткою і підписом уповноваженої особи. Тендерні пропозиції, що не відповідають цим вимогам, розглянуто не буде.

Звертаємо вашу увагу, що найменування і реквізити особи, якій буде надано замовлення за результатами проведення тендеру та з якою МФВ буде оформляти юридичні відносини, мають збігатися з найменуванням і реквізитами учасника тендеру, заявка якого переможе.

Тендерні пропозиції слід надсилати в електронному вигляді з темою «Тендер забезпечення логістики заходів 2021»  на адресу: romanova@irf.ua

Додатки до тендерної пропозиції потрібно надсилати у форматі .doc, .docs, .xls, .xlsx або .pdf. Максимальний розмір кожного файлу не може перевищувати 8 Mb.

Останній термін подання тендерних пропозицій – 10 червня 2021 року.

Оголошення результатів тендеру –  до 16 червня 2021 року.

Уся комунікація і надання інформації здійснюється в електронному вигляді.

Зверніть увагу:

• Подані на тендер матеріали не повертають і не рецензують
• Про результати тендеру буде повідомлено письмово
• Причини відмови в підтримці тендерної пропозицій не повідомляються.