До третього лютого триває прийом проєктів на грантовий конкурс Міжнародного фонду «Відродження» та ЄС щодо участі громадянського суспільства у процесі вступу України в Євросоюз. Ми зібрали головні питання учасників та учасниць онлайн презентації конкурсу і ділимось відповідями Ольги Квашук та Дмитра Шульги з програми «Європа і світ», а також їхніми порадами тим, хто вперше подається на конкурс у співфінансуванні ЄС. Запис презентації можна переглянути на Youtube каналі Фонду.
Чим цей конкурс відрізняється від попереднього, оголошеного рік тому ?
Конкурс зберігає загальну логіку попереднього відбору, але не є його повною копією. Організатори внесли зміни, зокрема розширили перелік пріоритетів, щоб точніше відобразити реальну широту завдань громадянського суспільства в процесі вступу України до ЄС і різноманіття ролей, які ОГС можуть у цьому відігравати.
Яка ключова мета конкурсу?
Ключова мета конкурсу – підтримати реальне, змістовне залучення громадянського суспільства до процесу вступу України до Європейського Союзу. Йдеться про залучення через надання експертизи, адвокацію, взаємодію зі стейкхолдерами, а також через навчальні й просвітницькі активності, пов’язані зі змінами у політиках і законодавстві.
Чи підходять загальноосвітні проєкти про ЄС?
Скоріше ні. Акцент конкурсу зроблено на тому, що Україна вже пройшла етап загальних пояснень «що таке ЄС». Зараз важливо працювати в практичній площині – говорити про конкретні зміни, які потрібно впроваджувати, про їхній вплив на окремі сектори та про те, до чого саме варто готуватися і як діяти в практичному вимірі.
Навіщо аналізувати наслідки вступу України для самого ЄС?
Тому що розмова з Європейським Союзом стала складнішою і предметнішою. Йдеться не лише про підтримку України як кандидата, а й про відповіді на конкретні запитання щодо можливих наслідків вступу України для окремих країн, секторів і політик ЄС. Це також про роботу з тими європейськими стейкхолдерами чи країнами, які мають сумніви або рахують потенційні ризики. Такий підхід означає перехід від емоційної адвокації до раціонального діалогу й аргументації.
Чому важливий досвід інших країн-кандидатів?
Україна не є єдиною країною, яка проходить шлях до членства в ЄС. Досвід Молдови, країн Західних Балкан та інших кандидатів дозволяє уникати типових помилок, швидше знаходити робочі рішення та пропонувати українській стороні перевірені, практичні підходи, адаптовані до реальних переговорних процесів.
Хто насправді оцінює заявку і що для них є вирішальним?
Рішення ухвалює незалежна Експертна рада, а не менеджери конкурсу. Експерти можуть добре знати вашу організацію, мати загальне уявлення про неї або не знати взагалі. Основним джерелом інформації для них є текст вашої заявки та надана в додатках інформація, саме він формує їхнє розуміння проєкту, враження від організації та підсумкове рішення.
На що експерти звертають увагу в першу чергу?
Передусім на опис контексту й актуальності проєкту, адже це одне з перших питань у заявці. Водночас важливо не переповідати загальний контекст про євроінтеграцію України і не повторювати преамбулу конкурсу. Ця інформація вже відома експертам і не потребує дублювання; натомість очікується аналіз конкретної сфери й конкретної проблематики, наявного стану справ, залучення організації-заявника та інших організацій. Тобто після ознайомлення з заявкою, у читача має скластися розуміння того “пазлу” стану справ і залучених гравців, і відповідно як пропонований проєкт “лягає” у цей контекст.
Чи є чітко визначені «типи проєктів», які підтримуються?
Ні, організатори свідомо не обмежують заявників у видах діяльності. Контекст і пріоритети конкурсу описані максимально детально, але формат і конкретні рішення залишаються за аплікантами як експертами у своїй сфері. Очікується не вгадування «правильного формату», а змістовна відповідність меті й пріоритетам конкурсу.
Яка тривалість проєктів допускається?
Допустима тривалість проєктів – до 12 місяців. Реалістичний початок реалізації – не раніше квітня. Заявки, в яких активності заплановані вже за кілька тижнів після дедлайну, вважаються нереалістичними, оскільки фізично неможливо встигнути укласти угоду, і Експертна рада це одразу бачить.
Коли потрібні листи підтримки?
Листи підтримки або підтвердження потрібні у випадках, коли проєкт передбачає партнерство, роботу з міністерствами чи іншими органами влади, посилання на запит з боку державних інституцій або залучення зовнішніх експертів. Особливо це важливо для проєктів, що передбачають тісну взаємодію з урядом.
Чи можливі партнерські проєкти?
Так, партнерські проєкти можливі. Аплікантом виступає одна організація, яка може залучати партнерів до реалізації проєкту. Водночас регрантинг не дозволений: передавати частину коштів гранту іншій організації у вигляді субгранту не можна. Натомість можна залучати експертів партнерських організацій і створювати спільні продукти з використанням логотипів партнерів.
Чи є вимоги до досвіду організації?
Формальних вимог щодо мінімального терміну діяльності організації немає. Водночас необхідно переконливо показати експертну спроможність команди, досвід ключових експертів і готовність організації до змістовної та фінансової звітності. Резюме членів команди є критично важливою частиною заявки.
Чому така велика увага приділяється фінансам і аудитам?
Тому що організація має якісно реалізувати проєкт і відзвітуватись відповідно до затвердженого бюджету та запланованої діяльності. Також проєкти проходять не один аудит, а європейські аудити можуть відбуватися навіть через кілька років після завершення гранту. Уся документація та матеріали мають зберігатися належним чином протягом тривалого часу. За відсутності бухгалтера й фінансової спроможності навіть сильний за ідеєю проєкт опиняється під серйозним ризиком.
Не відкладайте подачу заявки на останній момент.
Це те, про що ми просимо завжди – на кожній презентації конкурсу, на кожній зустрічі з потенційними грантерами. Подаючи проєкт вчасно (або заздалегідь) ви суттєво зменшуєте ризики втратити можливість податись на конкурс через технічні проблеми, відключення світла та інше. Особливо, якщо ви уперше подаєте проєкт через нашу Систему електронних конкурсів і ще не маєте аккаунту і довіду користування. Так званий “закон Мерфі” (Якщо що-небудь може піти не так, воно обов’язково піде не так) спрацьовує саме тоді, коли ви найменше до цього готові.
Покажіть своє місце в «пазлі» євроінтеграції.
Експертна рада має чітко побачити, де саме перебуває Україна у вашій тематичній сфері в межах переговорного процесу та яку конкретну роль відіграє ваш проєкт. Важливо показати, що ви орієнтуєтесь у тому, що вже зроблено державою, іншими громадськими організаціями та стейкхолдерами, і що запропонована діяльність не дублює наявні ініціативи, а логічно доповнює їх і підсилює спільний результат.
Пишіть заявку так, ніби експерти вас не знають.
Навіть якщо ваша організація відома у професійному середовищі, рішення ухвалюється виключно на основі тексту заявки та наданих матеріалів. Саме він формує уявлення про вашу компетентність, логіку проєкту та реалістичність задуму, тому важливо чітко, зрозуміло і без надмірної складності пояснити, що ви пропонуєте і навіщо.
Ідіть за логікою і структурою аплікаційної форми.
Якщо у розділі “Контекст” аплікаційної форми вас просять коротко, на одну сторінку описати контекст, в якому здійснюватиметься ваш проєкт – не варто розписувати відповідь більше ніж на 1-2 сторінки. На кожен конкурс ми отримуємо від 50 до 150 (а інколи й більше) проєктних пропозицій. Тож чим лаконічніше ви писатимете там, де цього очікують – тим краще.
Починайте з конкретного контексту, а не з загальних слів про ЄС.
Експерти очікують побачити аналіз ситуації саме у тій сфері, в якій ви працюєте: стан переговорів, наявні плани органів влади, попередні оцінки ЄС, активність інших гравців. Переповідання загальних тез про європейську інтеграцію не додає цінності і не демонструє експертність.
Думайте не про активності, а про зміни.
Сильна заявка показує, яку конкретну зміну ви хочете досягти, а не просто перелічує заходи. Результати мають бути чіткими, реалістичними, як якісними, так і кількісними, і логічно випливати з запропонованої діяльності.
Плануйте реалістично і з повагою до процедур.
Тривалість проєкту, строки початку діяльності, навантаження команди та календар робіт мають відповідати реальним можливостям. Проєкти з нереалістичними стартами або перевантаженими планами знижують довіру до організації як партнера.
Будьте чесними щодо того, що вже зроблено вами та іншими.
Експертна рада легко бачить, коли заявка ігнорує наявні дослідження, меморандуми чи державні ініціативи. Набагато сильніше виглядають проєкти, які визнають уже виконану роботу, показують масштаб завдання і пропонують логічне продовження або поглиблення зусиль.
Забезпечте повну синхронність тексту заявки і бюджету.
Бюджет має прямо відповідати описаній діяльності, а всі витрати бути логічно поясненими. Несинхронізовані документи – текстова аплікаційна форма та бюджетна таблиця, створюють враження неуважності або слабкої внутрішньої координації команди.
Формуйте бюджет як аргумент, а не як максимальну можливість.
У конкурсному відборі за інших рівних умов перевагу отримає проєкт із меншим, але обґрунтованим бюджетом. Важливо показати баланс між витратами і результатами, реальне навантаження команди та адекватний рівень оплати, а не просто орієнтацію на граничну суму гранту.
Підтверджуйте партнерства і спроможність команди документально.
Листи підтримки, резюме ключових експертів, приклади попередніх робіт і зрозумілий розподіл ролей значно підсилюють заявку. Вони показують, що проєкт має реальну основу і не є декларативним.
Демонструйте готовність працювати за правилами Європейського Союзу.
Наявність бухгалтера, належне адміністрування, готовність до аудитів і зберігання документації протягом років свідчать про зрілість організації. Для конкурсів, що фінансуються коштами ЄС, це не формальність, а базова умова довіри.
Будьте максимально відвертими в аплікаційній формі.
Заявка – це не публічний документ, а робочий інструмент для прийняття рішення. Чесне пояснення попереднього досвіду, наявних проєктів, досвіду з іншими донорами і фінансових обмежень зменшує кількість запитань і підвищує шанси на підтримку.
***
Конкурс «Залучення громадянського суспільства до процесу вступу України у ЄС» проводиться Міжнародний фондом «Відродження» у партнерстві з Європейським Союзом, у рамках проєкту
«Вступаємо в ЄС Разом»
