Узагальнення досвіду програми "Громадянське суспільство та належне врядування"
Яка проектна пропозиція має значні шанси на успіх? Насамперед, із неї чітко зрозуміло, що й навіщо заплановано зробити, її оформлено в чіткій відповідності до вимог донора, вона відповідає його принципам і пріоритетам. На жаль, дуже поширеною є ситуація, коли заявник пропонує різноманіття заходів, але так і незрозуміло, чому автори заявки вважають, що в такий спосіб можна й варто досягти запропонованої мети. Трапляються ситуації, коли викликає сумніви доцільність мети проекту. Отже, у заявці слід представити переконливе обґрунтування як мети проекту, так і обраних засобів її досягнення. Нижче узагальнено ці й інші проблеми проектних пропозицій, із якими ми часто стикаємося під час розгляду заявок і які або зменшують шанси проекту на підтримку, або призводять до скорочення кошторису.
Варто зауважити, що інколи при наданні грантів на конкурсній основі навіть сильна заявка може не здобути підтримки: бюджет будь-якого конкурсу / тендеру є обмеженим. Крім того, Програмна рада, яка ухвалює рішення про підтримку проектних пропозицій, може взяти до уваги, що конкретна організація вже виконує низку проектів за підтримки Фонду й варто підтримати проекти інших організацій, або що в цьому регіоні вже підтримано подібні ініціативи й важливіше підтримати їх в іншому. Одначе така ситуація трапляється вкрай рідко, і відхилені заявки зазвичай містять недоліки, наведені нижче.
НЕДОЛІКИ ОФОРМЛЕННЯ ПРОЕКТНОЇ ПРОПОЗИЦІЇ
Невиконання вимог щодо термінів і формату подання, зазначених у конкурсному чи тендерному оголошенні, зокрема:
· відсутність обов’язкових додатків, визначених умовами конкурсу / тендеру;
· відсутність обов’язкових додатків під копіями проектної пропозиції;
· подання проектної пропозиції з порушенням установлених термінів;
· невиконання вимог щодо подання проектної пропозиції в електронній чи друкованій формі.
Неретельне оформлення заявки (титульного аркушу, описової частини, кошторису, листів підтримки), зокрема:
· помилки в написанні назви організації (різні назви в статутних документах, печатці й тексті проектної пропозиції);
· відсутність на титульному аркуші підписів і печатки;
· відсутність інформації про ключових виконавців проекту (потрібно чітко пояснити відповідність кваліфікації виконавців запланованій діяльності; бажано подати CV ( резюме);
· відсутність інформації про суми на виконання кожного етапу проекту (інформацію слід наводити поетапно в заявці);
· відсутність обґрунтування доцільності придбання обладнання;
· кошторис представлено в іноземній валюті, а не в національній (вимогою Фонду є подання бюджету проекту у гривнях);
· відсутність листів підтримки від заявлених партнерських організацій або меморандумів про співпрацю;
· лист підтримки від державного органу не містить зареєстрованого вихідного номеру;
· відсутність листів підтримки від суб’єктів, які надають співфінансування, або відсутність у такому листі інформації про те, які саме компоненти проекту потребують дофінансування з боку фонду.
Використання неправильної аплікаційної форми (розробленої під інший конкурс або тендер). Переконайтеся, що завантажили та працюєте саме з тією формою, яка стосується відповідного конкурсу чи тендеру!
ЗМІСТОВІ НЕДОЛІКИ ПРОЕКТНОЇ ПРОПОЗИЦІЇ (ОПИСОВОЇ ЧАСТИНИ ТА КОШТОРИСУ)
– тематична невідповідність проекту, тобто проект не відповідає меті конкурсу / тендеру, на який його подано;
– неналежний опис проблеми: проблему описано в контексті всієї України, а проект має регіональне чи місцеве спрямування;
– не визначено критеріїв відбору регіонів чи окремих населених пунктів для реалізації проекту;
– подібні проекти вже здійснювала ця чи інші організації (коротка інформація про підтримані проекти є на сайті фонду), одначе не пояснено, для чого потрібен новий аналогічний проект, попри всі попередні спроби вирішити зазначену в заявці проблему (недолік властивий як практичним, так і дослідницьким проектам);
– повне чи часткове порушення логіки побудови проектної пропозиції, зокрема:
· нечітка ідентифікація проблеми й мети проекту;
· неузгодженість проблеми, мети, завдань, запланованої діяльності й очікуваних результатів проекту;
– недостатня деталізація запланованих заходів (етапів проекту), що унеможливлює оцінку їх адекватності та відповідності обсягу запитуваного на них фінансування. Зокрема не визначено критеріїв відбору учасників публічних заходів (конференцій, круглих столів, семінарів, тренінгів тощо), кількості учасників, немає опису змістового наповнення заходу, немає інформації про його ведучого, тренера, модератора, немає критеріїв його відбору (якщо його не визначено на момент подання проектної пропозиції) тощо; для поліграфічної продукції (брошури, буклети тощо) не вказано накладу, обсягу, змістового наповнення та схеми поширення цієї продукції тощо;
– не визначено кількісних та/або якісних показників результативності проекту, тобто незрозумілі критерії, за якими можна оцінити результативність проекту, рівень його складності, адекватність запропонованого кошторису;
– у змісті є помилки, що викликають сумніви у професійності заявника (наприклад, посилання на неправильний нормативно-правовий акт, неправильні назви органів влади, некоректно обрана методика, безграмотність тексту тощо);
– брак деталізації чи логічні помилки (у проектах, що передбачають проведення соціальних (соціологічних) досліджень), зокрема:
· заплановане опитування не є репрезентативним, а реалізація мети дослідження можлива лише при проведенні репрезентативного опитування;
· у кількісному дослідженні не вказано, чи є запланована вибірка репрезентативною, не зазначено, якою є генеральна сукупність (тобто на які категорії людей можна поширювати висновки);
· не визначено орієнтовної кількості респондентів якісного дослідження, що унеможливлює оцінку адекватності запитуваного фінансування;
· брак іншої деталізації, що унеможливлює оцінку адекватності запитуваного фінансування (для прикладу (ми пояснюємо зв’язок між деталями і вартістю досліджень), вартість питання в Омнібусі різниться залежно від параметрів питання – кількість альтернатив, відкрите чи закрите питання, можливий множинний чи лише одиничний вибір відповіді, але відповідної інформації про заплановані питання не надано; на вартість проведення глибинних інтерв’ю впливає те, чи включає замовлена робота транскрибування запису й підготовку щоденника інтерв’юера тощо);
– в аналітичному / дослідницькому проекті неналежно пояснено його практичне значення;
– у проекті, спрямованому на вирішення місцевих проблем через надання мікрогрантової підтримки місцевим організаціям та ініціативним групам, фонд мікрогрантів є малим порівняно з загальною сумою запитуваного фінансування;
– відсутність обґрунтування тих чи інших витрат, зокрема витрат на оплату послуг СПД.
ДО УВАГИ ТИХ, ХТО ПОДАЄ ПОЗАКОНКУРСНІ ПРОЕКТНІ ПРОПОЗИЦІЇ
– Проектна пропозиція за форматом і змістовим наповненням має відповідати пріоритетам фонду загалом і відповідної програми зокрема.
– З об’єктивних причин проектну пропозицію не було змоги подати в межах конкурсів: або не було тематично відповідного конкурсу, або відбулися зміни, що вимагають повернення до теми. Слід чітко пояснити, чому не було змоги подати заявку в межах відповідного конкурсу та з яких причин варто спрямувати зусилля на вирішення проблеми саме зараз.
– Позаконкурсна проектна пропозиція має бути інноваційною та спрямованою на вирішення нагальної проблеми.
“Громадянське суспільство та належне врядування”
Олексій Орловський
(044) 461 95 00
orlovsky@irf.ua
***
Мета програми “Громадянське суспільство та належне врядування” – запровадження сталого діалогу громадянського суспільства з владою в тих сферах реформ, які можуть сприяти розвитку громадянського суспільства, через участь основних зацікавлених сторін у прийнятті та моніторингу виконання рішень органів влади на всіх рівнях.
