Фінансова звітність — одна з тих частин грантового проєкту, де навіть невелика помилка може обернутися додатковими запитами, доопрацюваннями або невизнаними витратами. Часто проблеми виникають через неуважність до деталей, якої легко уникнути: неправильно оформлені документи, пропущені терміни, невідповідність бюджету або відсутність необхідних погоджень.
Фінансова менеджерка Міжнародного фонду «Відродження» Ярослава Шуляк розібрала найпоширеніші помилки, яких припускаються грантери під час реалізації проєктів, а також поділилася практичними порадами, що допоможуть уникнути зауважень під час перевірок та впевнено пройти аудит.
Ці висновки сформовані на основі досвіду супроводу грантерів та аналізу фінансової звітності в межах проєкту «Імпульс», що реалізується Міжнародним фондом «Відродження» і Фондом Східна Європа за фінансової підтримки Норвегії (Norad) і Швеції (Sida).
Помилки у використанні бюджету та допустимості витрат
Одна з найпоширеніших причин зауважень під час перевірок — невідповідність між бюджетом проєкту, фактичними витратами та документами, які підтверджують витрати.
Перед кожною оплатою варто переконатися, що послуга або товар відповідають затвердженій статті бюджету. Наприклад, якщо в бюджеті передбачена робота експерта проєкту, за цією статтею не можна оплачувати послуги перекладу. Формулювання в бюджеті, договорах та актах мають відповідати одне одному.
Також важливо перевіряти, чи є витрата допустимою для фінансування за рахунок гранту. Не всі витрати, пов’язані з реалізацією проєкту, можна покривати грантовими коштами. Наприклад, за рахунок проекту не можуть бути покриті гарантійні платежі, тобто платежі які не можуть бути закриті актами виконаних робіт. Якщо є сумніви щодо допустимості певної витрати, заздалегідь зверніться за консультацією до донора.
Для кожної оплати має бути повний пакет підтверджень: договір, рахунок, акт, чек, накладна або інші документи залежно від типу витрати. Під час аудиту перевіряється не тільки витрата, а й можливість простежити весь ланцюжок її оформлення: від рішення про закупівлю до фактичної оплати та отримання товару чи послуги.
Інформацію про допустимі витрати, вимоги до документального оформлення та окремі фінансові процедури варто регулярно перевіряти в грантовій угоді та довіднику грантера. Це допоможе уникнути ситуацій, коли витрата відповідає потребам проєкту, але не відповідає вимогам донора.
Помилки в організації заходів
Організація заходів потребує особливої уваги до документального оформлення, адже саме за цією статтею часто виникає найбільше запитань під час перевірок.
Для оплати послуг модераторів, фасилітаторів, тренерів тощо в категорії бюджету існує окрема стаття “Послуги фізичних осіб-підприємців для обслуговування учасників заходів”. І якщо це оплата послуг тренера, наприклад, то оплата послуг має бути оформлена виключно з ним через укладання відповідного договору ФОП чи ЦПХ
Ще одна типова проблема — неповний пакет документів від організатора заходу. Договір має містити попередній і фактичний кошториси заходу, акт виконаних робіт. Також логіст/організатор заходу повинен надати повний пакет своїх внутрішніх документів по організації/сплаті заходу (оплата логістом проживання у готелі, оплата харчування, оренди приміщення тощо).
Помилки часто виникають і під час компенсації транспортних витрат учасникам. У таких випадках необхідно мати відомість про компенсацію з підписами учасників та зазначенням сум, які були відшкодовані кожному з них. До документів також потрібно додати копії квитків. Якщо компенсуються витрати на пальне, до звітних документів необхідно додати чеки та інформацію про маршрут поїздки, дати чеків на пальне мають співпадати з датою проведення заходу. Відсутність таких підтверджень може стати підставою для невизнання витрат.
Що повніший пакет документів супроводжує захід, то простіше підтвердити обґрунтованість витрат і уникнути зауважень.
Помилки в оформленні оплати праці та роботі з виконавцями
Під час планування та здійснення виплат важливо правильно визначити форму залучення виконавців і переконатися, що вона відповідає затвердженому бюджету вимогам проєкту.
Важливо пам’ятати, що до категорії витрат “Оплата праці” можуть бути віднесені тільки особи, які оформлені по штату або виконавці, які оформлені за договорами ЦПД (ЦПХ). Договори з фізичними особами-підприємцями (ФОП) відносяться виключно до категорії бюджету “Інші витрати”.
Також варто перевіряти наявність відповідних КВЕДів у ФОПів, яких організація залучає до виконання робіт або надання послуг. Якщо оплачена послуга не відповідає видам діяльності, зазначеним у реєстраційних документах ФОПа, такі витрати не будуть зараховані до звіту.
Перед укладанням договору потрібно керуватися затвердженим бюджетом проекту.
Помилки під час закупівель
Закупівлі є однією з тих сфер, де навіть незначні порушення можуть призвести до додаткових запитань під час перевірки або аудиту.
Найчастіше проблеми виникають через відсутність належного обґрунтування вибору постачальника. Якщо сума закупівлі не потребує проведення тендеру, вибір має бути підтверджений службовою запискою. У ній варто пояснити, чому було обрано саме цього постачальника, які альтернативні варіанти розглядалися та за якими критеріями ухвалювалося рішення. До службової записки необхідно додати підтвердні матеріали, наприклад скриншоти цінових пропозицій або інформацію про обладнання з відкритих джерел. При сплаті понад 20 000 і у тому випадку, якщо постачальник не прописаний у бюджеті, то обов’язково потрібно надавати службові записки щодо відбору.
Ще одна поширена помилка — відсутність тендерної процедури там, де вона є обов’язковою. У таких випадках важливо дотриматися всіх вимог до закупівлі: провести конкурс, отримати необхідну кількість комерційних пропозицій та належним чином задокументувати рішення тендерної комісії. Потрібно пам’ятати, що тендерний поріг складає 130 000 грн і у разі проведення закупівлі/товарів послуг на 130 000 та вище, слід надати повний пакет тендерної документації: наказ на проведення тендеру в рамках проекту із зазначенням номеру та назви проекту, датри три комерційні пропозиції від потенційних надавачів товарів/послуг та обов’язково надати протокол тендерної комісії із обгрунтованим вибором. Якщо на тендер подалися один або два учасники, то тендер не відбувся й потрібно його переоголошувати.
Також потрібно звернути увагу, що якщо закуповуються декілька одиниць товарів, але на загальну суму 130 000 та вище, то закупівля також підпадає під процедуру тендеру.
Також помилкою буде, якщо у одного підрядника закуповується обладнання, але розділене на декілька рахунків та платежів, що свідчить про непрозору закупівлю.
Чим простіше відтворити логіку закупівлі за документами, тим менше ризиків виникне під час перевірки.
Помилки з термінами реалізації проєкту та погодженням змін
Частина фінансових зауважень виникає через порушення термінів реалізації проєкту або відсутність необхідних погоджень.
Насамперед варто уважно стежити за терміном реалізації проєкту, зазначеним у грантовій угоді. Саме ця дата визначає останній день, коли можуть бути здійснені платежі в межах проєкту. Наприклад, якщо проєкт триває з 1 січня до 30 вересня 2026 року, то 30 вересня є останнім можливим днем для проведення оплат. Витрати, які були здійснені після закінчення терміну дії проекту не будуть зараховані до звіту,тут інших варіантів бути не може. (Для проєкту “Імпульс” термін дії проєкту зазначений в пункті 9.1. грантової угоди. Інформація щодо дати звітування за проєктом прописана в графіку реалізації Проєкту (пункт 3.3. грантової угоди), а також в графіку проплат у бюджеті Проєкту).
Ризики також виникають тоді, коли зміни в проєкті не погоджуються вчасно. Якщо під час реалізації проєкту змінюються заплановані витрати, підрядники, формати діяльностей або інші важливі елементи, такі зміни необхідно завчасно погоджувати відповідно до вимог грантової угоди (Для проєкту “Імпульс” – пункти 3.6, 3.7 Угоди). Для погодження зміни бюджету проєкту існує затверджена форма на зміну бюджету проекту (Форма УП-8).
Слід пам’ятати, у яких випадках зміни потребують затвердження листа на перерозподіл бюджету:
- якщо відбулася зміна затвердженого виконавця проекту, прізвище якого було прописано у бюджеті проекту
- якщо є зміни у реалізації проекту, наприклад, виникла необхідність проведення тренінгів замість іншої активності
- -якщо потрібно затвердити нову статтю бюджету, яка не була прописана у бюджеті проекту
- якщо заплановано оплату послуг, але потенційний виконавець не має реєстрації ФОП, а стаття знаходиться в категорії “Інші витрати”. У такому випадку слід перенести витрати до категорії витрат “Оплата праці”, що потребує затвердження листа на перерозподіл. І навпаки – якщо, наприклад, експерт проекту прописаний в категорії витрат “Оплата праці”, а підрядник має реєстрацію ФОП, то потрібно листом на перерозподіл погодити перенесення витрат до категорії “Інші витрати”
- якщо самостійний перерозподіл коштів перевищує допустимі 5 або 10% відсотків (згідно із затвердженим бюджетом проекту)
Щойно стає зрозуміло, що проєкт реалізується не за початковим планом, варто одразу оцінити, чи потребує така зміна погодження, а не чекати завершення проєкту або початку звітування.
Також важливо стежити за термінами подання звітності. Навіть якщо всі витрати здійснені вчасно, несвоєчасне подання фінансових документів може призвести до додаткових запитів щодо звіту або затримок у його погодженні.
