Для українських організацій вихід на міжнародну аудиторію масштабує можливості. Світова спільнота хоче підтримувати українські ініціативи, однак хвиля безумовної солідарності перетворилася на вимогу професіоналізму. Щоб зацікавити донора, потрібно довести унікальність вашого проєкту. У цьому тексті ви знайдете чек-лист порад, як правильно підсвітити свої сильні сторони під час презентації на міжнародних заходах.
Матеріал підготовлений за майстернею Аналітичної лабораторії. Однією з її експерток стала Світлана Блінова-Крижанівська, співзасновниця Lviv Media Forum, координаторка Cities4Cities.
Що про вас мають знати
Перш ніж їхати на будь-яку міжнародну зустріч, дайте відповідь на кілька базових запитань:
- Чим займається ваша організація (важливо — чи можете ви пояснити це за хвилину?)
- Чим вона НЕ займається?
- Де можна побачити ваші результати?
- Хто з вами працює?
Потенційний партнер або донор, з яким ви зустрілися на форумі, не знає про вас нічого. Він не читав ваш сайт і навряд чи пам’ятає ваш звіт за минулий рік. Йому достатньо хвилини, щоб зрозуміти, чи хоче він говорити далі.
Крім цього, ви повинні мати відповідь на глибші запитання: чому саме цей проєкт, чому саме ви і чому зараз? Попри простоту, вони допоможуть виокремити унікальність. Коли в Unbroken запитували, чому реабілітаційний центр саме у Львові, відповідь була конкретною: через Львів у перші місяці повномасштабного вторгнення пройшло 5 мільйонів українців, а вже в квітні 2022-го лікарі допомогли 17 тисячам поранених.
Як розповідати про свою роботу
Найкраще пояснити діяльність можна через історію конкретної людини. Не через будівництво стін, кількість консультацій чи відсоток охоплення. І знову приклад Unbroken. Для залучення партнерів вони розповіли про Яну Степаненко — дівчинку, яка втратила обидві ноги на вокзалі в Краматорську й хотіла повернутися в Україну. Фокус звернули не на підтримку будівництва лікарні, а на те, щоб Яна мала де реабілітуватися, коли приїде додому.
Це етично, якщо ви маєте дозвіл людини і якщо вона сама хоче розповісти свою історію. Команда Unbroken завжди запитує пацієнтів перед тим, як використовувати їхні історії в комунікаціях.
Ще один принцип, який добре засвоюють міжнародні партнери, — системність. Якщо ваша організація думає і діє системно, покажіть це через «меню» проєктів і підпроєктів. Це дає партнеру можливість обрати точку входу, до чого він готовий долучитися просто зараз.
Перед поїздкою
Підготовка до міжнародної конференції — це велика робота, якій передує ще більша. Ось із чого вона складається.
Знайдіть перелік учасників або спікерів заздалегідь. Більшість сучасних конференцій має власні додатки, де можна знайти учасників, написати їм і запропонувати зустріч. Якщо такого додатка немає, перегляньте програму, знайдіть людей або організації, які вас цікавлять, і відшукайте їхні контакти на сайтах. Напишіть заздалегідь і запропонуйте конкретний час, місце та тему розмови.
Підготуйте «хвилинний пітч» — коротку розповідь про себе та свою організацію тривалістю 30–60 секунд. Вона має відповідати на чотири запитання:
- Хто ви і звідки?
- Чим займаєтеся?
- Який один факт про вашу роботу варто запам’ятати?
- Чому ви тут?
Не заучуйте відповіді, адже це звучатиме неприродно. Підготуйтеся заздалегідь, але під час зустрічі говоріть своїми словами.
Підготуйте матеріали. Роздрукований буклет, презентація на планшеті, лист, готовий до відправки з телефона. Нюзлеттер також є непоганим варіантом, якщо ви регулярно надсилаєте розсилки. Будьте готові відповідати на детальні запитання щодо бюджету.
Подумайте про сувенір. Громіздкі подарунки (кружки, тарілки, фірмові футболки) не влазять у ручну поклажу і найчастіше не доїжджають до партнера. Якщо хочете щось символічне, нехай воно буде невеликим і таким, що говорить про вас. Не варто також обирати уламки боєприпасів чи порожні гільзи як подарунок. В очах партнерів це перетворює війну на екзотичний сувенірний атракціон.
Одяг — теж комунікація
Часто ви будете єдиним представником/представницею України в залі, тому одяг має працювати на вашу місію. Базового смарт-кежуалу цілком достатньо, але точкова етнічна деталь чи акцент, пов’язаний із проєктом, має функціональне значення. Це «візуальний якір», за яким потенційному партнеру буде легко знайти вас у натовпі після виступу.
На конференції
Коли ви в центрі події, починається найважливіша частина. Перше знайомство — 60 секунд. Якщо потенційний партнер готовий говорити далі, домовтеся про окрему зустріч на наступний день. Не просіть грошей під час першого знайомства, не вмикайте сирену й не скаржтеся до нескінченності. Це не означає замовчувати труднощі, але на жалості міцне партнерство не побудуєш.
Пам’ятайте, що з десяти теплих зустрічей відповідь на листа ви отримаєте в середньому одну. Це абсолютно нормальна статистика. Водночас не варто писати всім підряд: краще написати п’ятьом «правильним» людям, ніж п’ятдесяти випадковим.
Якщо у вас є можливість публічного виступу, готуйтеся до нього серйозніше, ніж до будь-чого іншого. Сформулюйте одну думку, яку має запам’ятати аудиторія. Завершіть виступ конкретним закликом до дії: підійдіть до мене на перерві, відскануйте QR-код, напишіть прямо зараз у WhatsApp. Не зникайте із зали одразу після виступу. Це може коштувати вам цінних знайомств і розмов.
Після конференції
Лист після зустрічі варто надіслати протягом тижня. Пізніше про вас можуть забути, і це не перебільшення. Найкраще писати дорогою додому: в літаку, у зоні очікування чи в потязі. Лист має бути особистим, не шаблонним. Якщо є домовленості, зафіксуйте їх публічно, подякуйте партнеру. Якщо ваш виступ або знайомство дало результат — напишіть про це в LinkedIn і позначте партнера.
З міжнародними партнерами найкраще спілкуватися через електронну пошту або LinkedIn. WhatsApp доречний, якщо людина сама дала свій номер. Telegram і Viber зазвичай використовують для неформального спілкування.
Сайт і цифрова присутність
Після отримання листа потенційний партнер, імовірно, зайде на ваш сайт. Саме тому важливо розуміти, для кого він створений. Якщо сайт одночасно орієнтований на донорів, бенефіціарів і пресу, він ризикує не задовольнити потреби жодної з цих аудиторій.
Англійська версія сайту не повинна бути дослівним перекладом української. Вона має будуватися на інших меседжах і вести іншого користувача. Комунікація починається вже з заголовків на головній сторінці. Вони можуть передати ключові повідомлення ще до того, як відвідувач відкриє будь-який розділ сайту.
Довіра будується не зі слів
Це, мабуть, найважливіше. Ви є репутацією вашої організації. Те, що написано на сайті в розділі «Цінності», має збігатися з тим, що люди бачать на практиці.
На прикладі маленького сільського проєкту: якщо ви декларуєте розвиток громади, люди дивляться, чи не зливає ваша родина каналізацію в річку, чи законно оформлена земля, як ви паркуєте машину і чи ваші кури не ходять по сусідських городах. Це жарт, але він про серйозне: ваші дії — це і є комунікація, навіть коли ви не на сцені.
Запрошуйте партнерів до себе. Дозвольте їм побачити роботу на місці. Ніяка презентація не замінить враження від того, що людина бачила на власні очі. Шведські мери, які приїздили на форум, після особистого візиту захотіли їхати далі — аж до Херсонщини. Саме тоді змінюється сприйняття і народжуються справжні проєкти.
Комунікація працює тоді, коли людина, якій довіряють, доносить правильне повідомлення правильній аудиторії в потрібний час і через доречний канал, спонукаючи до дії. Масштаб проєкту не змінює цих принципів. І маленьке село, і національна реабілітаційна екосистема діють за однаковими правилами.
