Спитайте у ChatGBT як і навіщо громадським організаціям робити щорічні змістовні звіти – і не дізнаєтесь нічого корисного. Спитайте у нас – і ми розповідатимемо про це два дні поспіль, поділимось нашим досвідом і досвідом партнерів та покажемо на практиці як перетворити цифри і факти на захопливу історію.
Звучить неможливо? Але саме цим займались наші комунікаційники на тренінгу для грантерів Екологічної Ініціативи фонду (EPAIU), яка здійснюється за підтримки Швеції.
Навіщо?
Одним із завдань, які перед собою ставить Ініціатива, є інституційний розвиток організацій, що займаються питаннями довкілля. Ми впевнені, що завдяки навчанню і здобуттю практичних навичок організації роботи, комунікацій, фінансових процесів та звітування, організації ставатимуть ефективніші у тому чим займаються. Саме на це націлені тренінги, які Ініціатива проводить для своїх грантерів та партнерів.
21-22 березня ми провели один із таких тренінгів, присвячений підготовці, написанню та оформленню щорічних змістовних звітів для громадських організацій. Тренінг слухали як організації, що виконують великі чотирирічні інституційні гранти, так і нові грантери Ініціативи, які отримали підтримку цього року на виконання короткотривалих проєктів.
Ми також запросили наших партнерів з когорти інституційних грантерів поділитись своїм досвідом і розповісти: як вони збирають матеріали для річних звітів, як структурують інформацію, яких помилок допускались раніше і що змінили цьогоріч, врахувавши виклики повномасштабної війни.
Що робили?
У перший день тренінгу учасники разом з частиною команди відділу комунікацій Фонду “Відродження” – Сашком Кульчицьким та Олександрою Оберенко – вчились структурувати інформацію в звіті та розповідати про свої зміни і досягнення за рік.
Тренери також пояснювали, навіщо організації річний звіт, які його завдання та хто його читатиме (спойлер – не лише донори). Здавалося б, відповіді на ці банальні запитання очевидні. Але в залежності від профілю організації та завдань, які вона перед собою ставить, можуть змінюватись і завдання звіту і його цільова аудиторія. Останніх учасники намагались визначити самостійно, відштовхуючись від власного досвіду комунікації з громадами, бізнесом, іншими активістами та навіть СБУ.
Окремо поговорили про безпекові заходи під час звітування – яка інформація “чутлива” і може бути використана ворогом, яка потребує додаткової перевірки тощо. Адже нові грантери Екологічної Ініціативи працюють, зокрема, на сході та півдні країни. І працюють з темами, що напряму повʼязані з війною – фіксація екологічної шкоди від обстрілів, наслідки військових злочинів для грунтів, води та екосистем регіону тощо.
Учасники тренінгу також виконували практичні завдання від тренерів, брейнштормили в командах і ділились один з одним своїм досвідом.
Другий день навчання розпочався з практики із сервісами, які допомагають під час роботи над звітом, а закінчився презентаціями трьох кейсів підготовки річних звітів інституційними грантерами Ініціативи – Екодія (Олександра Хмарна), Екоклуб (Юлія Гузій та Ольга Лящук) та Zero Waste Lviv (Євгенія Девʼяткова).
Усі три організації мають багаторічний досвід роботи і кожна представила свій підхід до написання звітів та їх комунікації для цільових аудиторій. Олександра з Екодії поділилась їхнім людиноорієнтованим підходом, у центрі якого – персональний досвід та рефлексії команди. Команда Екоклубу у складі Євгенії та Ольги пояснила, як зібрати необхідну інформацію для звіту та «оживити» його текст. А Євгенія із Zero Waste Lviv розповіла що корисного отримує організація в процесі написання річного звіту, і чому його візуальний стиль важливий для комунікацій. І, звичайно ж, усі спікерки ділились з учасниками тренінгу порадами і лайфхаками.
Загалом за два дні навчання учасники та учасниці отримали теоретичні знання щодо написання звітів, спробували зробити це на практиці разом із тренерами та послухали живі кейси своїх колег «по цеху» екоактивізму. У перервах мережувались, ділились одне з одним своїми новинами і планували спільні авантюри.
“Навчання було змістовним та доцільним. Я обожнюю програми, де замість вчитися чомусь з нуля, тобі допомагають упорядкувати думки, уявлення та практики у якийсь гнучкий логічний інструмент.” – ділиться своїм відгуком учасниця тренінгу Ірина Шарова, комунікаційниця громадської організації “Екоклуб”.
Ініціатива EPAIU продовжуватиме проводити такі навчальні сесії для своїх грантерів, навіть попри війну. За цю можливість ми дякуємо в першу чергу нашим Збройним Силам. Ну і, звичайно, Посольству Швеції.
