Понад 140 організацій подалися на першу хвилю конкурсу малих грантів у межах проєкту «Імпульс». Натомість гранти отримали лише 16. У більшості випадків причиною відмови стали схожі недоліки в проєктних пропозиціях, і їх цілком можна було уникнути. Проте якщо ваша заявка не пройшла у першій хвилі конкурсу, ви можете доопрацювати її й податися на наступну.
Цей матеріал допоможе вам ознайомитися із типовими помилками, що знижують шанси на успіх, і зрозуміти, як зробити свою проєктну пропозицію змістовною і переможною. У відео менеджерка програми «Демократія і належне врядування» Тетяна Кухаренко пояснює, через які помилки навіть сильні ідеї залишаються без фінансування і як ці помилки виправити. Нижче публікуємо текстову версію її пояснень.
Помилка 1. Відсутність чіткого зв’язку з темою відновлення
Тема раннього відновлення була визначальною для конкурсу, однак чимало поданих заявок або взагалі її не торкалися, або трактували занадто вузько. Найчастіше йшлося про матеріальну відбудову: ремонт об’єктів, закупівлю меблів чи техніки, облаштування приміщень. Водночас саме така діяльність була чітко позначена у конкурсній документації як неприйнятні витрати.
Під раннім відновленням ми розуміємо набагато ширший і глибший процес. Це не лише про фізичну інфраструктуру. Це про створення умов для довгострокових змін у громаді: допомогу в адаптації до викликів війни, зміцнення довіри між людьми, врахування потреб різних соціальних груп, залучення місцевих експертів і формування спільного бачення майбутнього.
Очікується, що ви чітко сформулюєте в заявці: що саме отримає громада в результаті реалізації проєкту, як ці результати впливатимуть на життя людей і як вони можуть бути масштабовані або продовжені в майбутньому.
Помилка 2. Відсутність системного підходу
Ще одна поширена помилка, тісно пов’язана з нерозкритою темою відновлення, – це поверхове або надто спрощене бачення самого процесу.
У багатьох заявках йшлося лише про окремі активності: тренінг, форум, інформаційну кампанію чи підготовку аналітичного документа. Водночас не пояснювалося, як саме ці дії пов’язані між собою, яку проблему вони вирішують і як впливають на довгострокові зміни в громаді.
У найслабших заявках проєкт виглядав як разова подія без продовження і бачення логіки подальшого розвитку. Натомість ми очікуємо системного підходу: розуміння причин і наслідків проблеми, чіткого формулювання цілей і впливу, а також комплексного набору інструментів – від аналітичної роботи й комунікацій до залучення мешканців, адвокації або підсилення інституційної спроможності.
Без логіки й послідовності навіть потенційно сильний проєкт виглядає слабко, тоді як чіткий підхід підвищує довіру до команди і задуму.
Помилка 3. Невизначеність або незнання громади, з якою працює проєкт
У низці заявок громада, на яку спрямований проєкт, або взагалі не була згадана, або згадувалася лише формально – без опису її поточного стану, потреб, викликів чи особливостей. Деякі апліканти прямо зазначали, що планують визначити громаду вже після початку реалізації проєкту.
Проте для нас принципово, щоб організація вже мала зв’язок із людьми на місці, орієнтувалася в місцевому контексті й розуміла ситуацію у конкретній громаді. Проєкт «Імпульс» спрямований саме на підтримку відновлення постраждалих внаслідок війни громад – і лише глибоке знання локальних реалій дає змогу ухвалювати ефективні рішення.
Ми очікуємо, що організація має попередній досвід роботи з обраною громадою, налагоджені контакти та розуміння її потреб. Додатковою перевагою будуть листи підтримки від місцевих партнерів, які підтверджують цю взаємодію.
Помилка 4. Нелогічність і фрагментарність проєкту
У багатьох заявках активності виглядали випадковими або штучно поєднаними між собою. Наприклад, в одному з проєктів одночасно пропонувалося провести тренінг, організувати форум, реалізувати інформаційну кампанію та підготувати аналітичний документ, але зв’язок між цими елементами не пояснювався.
У такому форматі проєкт виглядає як набір розрізнених дій без спільної логіки чи стратегічного бачення.
Ми очікуємо, що всі частини заявки будуть узгодженими: кожен компонент має підсилювати інший і разом працювати на досягнення єдиної мети. Проєкти, побудовані на такій синергії, мають набагато більший потенціал і демонструють готовність команди мислити комплексно.
Помилка 5. Відсутність конкретних результатів і бачення змін
Однією з найпоширеніших помилок стало надто загальне формулювання цілей проєкту без чітких індикаторів успіху та критеріїв оцінки результатів. У таких випадках навіть потенційно сильна ідея сприймається як технічна, короткострокова ініціатива, що не має впливу в довготривалій перспективі.
Багато заявок не відповідали на базові запитання:
- Навіщо реалізується цей проєкт?
- Який конкретний результат має бути досягнуто?
- Які зміни він запускає в громаді?
- Що залишиться після завершення грантового фінансування?
Ми очікуємо, що заявка чітко демонструє, що саме отримають громади, які конкретні результати будуть досягнуті та як вони можуть бути використані надалі. Таке бачення не лише підсилює заявку, а й свідчить про реалістичне планування та відповідальність команди за сталість впливу.
Помилка 6. Відсутність залучення місцевих учасників
Важливим критерієм оцінки заявки є рівень залучення місцевих учасників до реалізації проєкту. Часто траплялися випадки, коли заявку подавала організація з великого міста, наприклад, з Києва чи обласного центру, і при цьому не демонструвала жодного зв’язку з громадою, у якій планується впровадження ініціативи.
У деяких заявках було незрозуміло, хто саме в громаді реалізовуватиме активності, чи залучені місцеві партнери, кому буде передано результати проєкту і хто відповідатиме за їх продовження після завершення гранту. Реалізація, спланована “згори”, без участі самої громади, значно знижує ефективність ініціативи.
Це не означає, що організація з іншого регіону не може отримати фінансування. Але проєкт має бути вкоріненим у громаду: будуватися на партнерстві, взаємодії з місцевими активістами, експертами, органами влади та бенефіціарами.
Лише у такому форматі можлива справжня стійкість результатів і довіра громади до змін, які ініціює проєкт.
Помилка 7. Бездумне використання штучного інтелекту для написання заявок
Окрема група проблем стосується технічної та змістової якості текстів заявок. Часто ми стикалися з документами, що виглядали як сирі або автоматично згенеровані чернетки: з великою кількістю загальних фраз, повторів, шаблонних конструкцій та відсутністю конкретики.
Ми не забороняємо використання ШІ-інструментів на кшталт ChatGPT. Але важливо розуміти, що штучний інтелект може допомогти виключно з формулюванням і структуруванням думок. Він не здатен замінити глибоке розуміння локального контексту, цілей, потреб і можливостей вашої організації.
Заявка, яка виглядає написаною “для галочки”, без уважного доопрацювання, викликає сумніви щодо спроможності команди якісно реалізувати складні завдання, ефективно взаємодіяти з партнерами і відповідально комунікувати результати.
Ваша заявка – це перше враження про вашу роботу. І саме від її змістовності залежить, чи отримає ваша ідея шанс на підтримку.
Поверніться із сильнішою заявкою у наступних хвилях
Наступні хвилі конкурсу – це можливість взяти участь знову, вже з доопрацьованим і змістовним проєктом. Податися на другу хвилю Конкурсу малих грантів ви можете до 26 серпня 2025 року.
Ми уважно проаналізували всі заявки першої хвилі. У багатьох випадках рішення про відмову було зумовлене саме помилками й недоопрацюваннями, яких цілком можна було уникнути. Саме тому ми ділимося цими спостереженнями: не для критики, а щоби дати конструктивний зворотний зв’язок і допомогти вам посилити свої ідеї.
Нагадуємо, подавайте проєктні пропозиції завчасно, не відкладайте на останній момент. Усі заявки, подані після 15:00 у день дедлайну, автоматично переносяться на наступну хвилю конкурсу.
Сподіваємося, що це відео й матеріал допоможуть вам сформулювати чітку, логічну та переконливу заявку і створити ініціативу, яка справді дає громадам імпульс для змін.
Матеріал підготовлений Міжнародним фондом «Відродження» у межах Проєкту «Імпульс», що реалізовується спільно з Фондом Східна Європа за фінансування Норвегії (Norad) та Швеції (Sida). Зміст матеріалу не обовʼязково відображає позицію Фонду Східна Європа, Уряду Норвегії та Уряду Швеції.
