ТЕНДЕР: Супровід і логістика конференції

Європейська програма МФВ

Оголошує тендер на надання послуг супровіду та логістичного забезпечення

Щорічної конференції Української національної платформи

Форуму громадянського суспільства Східного партнерства

Міжнародний Фонд «Відродження» (МФВ) за фінансової підтримки Європейського Союзу реалізує  проект «Громадська синергія: посилення участі громадськості в євроінтеграційних реформах за допомогою Платформи громадянського суспільства Україна-ЄС та Української національної платформи Форуму громадянського суспільства Східного Партнерства» (далі – Проект).

У рамках Проекту оголошується тендер на  супровід та логістичне забезпечення Щорічної конференції Української національної платформи Форуму громадянського суспільства Східного партнерства, яка відбуватиметься 2-3 листопада 2018 року у м.Києві (попередньо заброньоване приміщення  в конференц-залі «Admiral Hall» (вул. Хрещатик, 7/11).

До участі у тендері запрошуються конференц-сервісні організації та ФОП, які мають досвід логістичної діяльності в Україні.

Кінцевий термін подання тендерних пропозицій – 18:00, 09 жовтня 2018 року.

Оголошення результатів тендеру – 11 жовтня 2017 року.

Перелік послуг:

1)     зустріч, реєстрація учасників та їх супровід під час заходів (до 130 осіб, точну кількість буде визначено пізніше);

2)     забезпечення проживання для близько 35 осіб (1 доба, попередньо заброньовано, точну кількість буде визначено пізніше);

3)     робота з конференц-сервісом готелю щодо організації харчування учасників:

–    4 кава-паузи (3 – у перший день, з них 2 – до 130 осіб, 1 – до 90 осіб (точну кількість учасників буде уточнено пізніше) і 2 кави-пауза в другий день – до 90 осіб;

–    обід (перший день – до 130 осіб, другий – до 90 осіб);

–    вечеря (перший день – до 90 осіб).

4)     робота з конференц-сервісом готелю щодо обладнання приміщень для проведення сесій Щорічної конференції:

Перший день:

2 год. – робота в спільному залі (до 130 осіб), розсадка «президія + театр»;

1,5 год. – 4 групи зі 130 осіб в окремих залах;

до 3 год. – робота в спільному залі (до 90 осіб), розсадка «президія + театр».

Другий день:

До 3 год. – робота в спільному залі (до 90 осіб), розсадка «президія + театр»;

до 3-х годин – робота в групах (окремі зали, до 90 осіб).

5)     Забезпечення фліпчартами для роботи в групах; розміщення постерів на стінах залу засідань;

6)     відшкодування транспортних витрат іногороднім учасникам (до 40 осіб);

7)     забезпечення синхронного перекладу (обладнання, перекладачі) – під час першої панельної сесії (до 12.00) в перший день конференції (до 130 учасників);

8)     забезпечення запису конференції (обладнання, відео-файли) під час перших двох сесій першого дня конференції (до обіду), в тому числі однієї спільної сесії, і чотирьох паралельних.

9)     виготовлення бейджів;

10)тиражування матеріалів конференції, формування роздаткових матеріалів (папок учасників).

Умовою тендеру є надання детального бюджету за кожним із наведених пунктів.

Тендерна пропозиція має бути подана на офіційному бланку учасника тендеру з печаткою і підписом уповноваженої особи (у сканованому вигляді). Тендерні пропозиції, що не відповідають цим вимогам, розглянуто не буде.

Тендерні пропозиції потрібно надсилатина електронну адресу romanova@irf.ua. У рядку «Тема» електронного повідомлення потрібно зазначити «тендерна пропозиція».

Усі запитання щодо тендеру слід надсилати в письмовій формі на адресу olga_mashtaler@ukr.net

Після отримання тендерних пропозицій і під час їх розгляду представники програми можуть контактувати з заявниками для отримання роз‘яснень або уточнень, які будуть потрібні для адекватної оцінки пропозицій.