ТЕНДЕР: Логістика проведення форуму 19 – 21 вересня 2018 р.

Європейська програма МФВ

 Тендер на надання послуг супроводу та логістичного забезпечення

Другого форуму асоціацій  19 – 21 вересня 2018 року

Міжнародний Фонд «Відродження» (МФВ) за фінансової підтримки Європейського Союзу реалізує проект «Громадська синергія: посилення участі громадськості в євроінтеграційних реформах за допомогою Платформи громадянського суспільства Україна-ЄС та Української національної платформи Форуму громадянського суспільства Східного Партнерства» (далі – Проект).

У рамках Проекту оголошується тендер на  супровід та логістичне забезпечення Другого форуму асоціацій , який відбуватиметься 19-21 вересня 2018 року у м.Києві у приміщенні готелю «Aloft» (вул. Еспланадна 17).

Учасники тендеру: конференц-сервісні організації та ФОП, які мають, як мінімум, трирічний досвід логістичної організації заходів.

Перелік послуг:

1) зустріч, реєстрація учасників і їх супровід під час заходу до 120 осіб;

2)  забезпечення проживання учасників: 30 осіб,2 доби (попередньо заброньовано і внесено передоплату), кількість людей може змінюватися.

3) купівля авіаквитків для іноземних учасників (по факту)

4) трансфер іноземних учасників з/до аеропорту (орієнтовно 10 перевезень);

5) робота з конференц-сервісом щодо організації харчування учасників:

1 день – 1 вечеря (до 100 осіб);

2 день – 2 кава-паузи, 1 ланч-фуршет (до 120 осіб), 1 вечеря (попередньо до 100 осіб);

3 день – 2 кава-паузи, 1 ланч-фуршет (до 120 осіб).

6) робота з конференц-сервісом щодо обладнання приміщень для проведення заходу:

– 19 вересня, ІІ половина дня, 120 осіб, розсадка «театр»

– 20 вересня повний день 120 осіб, розсадка «театр»

–  забезпечення окремих приміщень для роботи у групах 21 вересня (3 групи);

–  встановлення подіуму для спікерів на усі 3 дні роботи

–  вода для учасників

7) відшкодування транспортних витрат іногороднім учасникам ( по факту);

8) закупівля канцтоварів для заходу та виготовлення беджів – 120 шт.

9) тиражування матеріалів для заходу, формування роздаткових матеріалів (папок учасників) – 120 комплектів;

10) виготовлення банера

11) забезпечення аудіо/відео записів та онлайн трансляції під час заходу, а також фотозйомки.

Умовою тендеру є надання детального бюджету за кожним із наведених пунктів.

До тендерної пропозиції слід обов’язково долучити стислу інформацію про попередній досвід з організації подібних заходів.

Кінцевий термін подання тендерних пропозицій –  15:00, 02 серпня 2018 року.

Оголошення результатів тендеру –  до 10 серпня 2018 року.

Тендерні пропозиції потрібно надсилати на електронну адресу romanova@irf.ua. У рядку «Тема» електронного повідомлення потрібно зазначити «тендерна пропозиція».

Усі запитання щодо тендеру слід надсилати в письмовій формі на адреси yulia.solodchuk@gmail.com та association.exchange.forum@gmail.com.

Після отримання тендерних пропозицій і під час їх розгляду представники програми можуть контактувати з заявниками для отримання роз‘яснень або уточнень, які будуть потрібні для адекватної оцінки пропозицій.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ:

• Тендерна пропозиція має бути подана на офіційному бланку учасника тендеру з печаткою і підписом уповноваженої особи (у сканованому вигляді). Тендерні пропозиції, що не відповідають цим вимогам, розглянуто не буде.
• Про результати тендеру буде повідомлено листом
• Остаточне рішення щодо тендерної пропозиції перегляду не підлягає
• Причин відмови у підтримці тендерної пропозицій не повідомляють