Тендер на комплексне забезпечення логістики заходів у межах проєкту EU4USociety

Оголошується тендер на комплексне забезпечення логістики заходів у межах проєкту “EU4USociety: Civil Society Partnership Project” у 2021 році.

Мета проєкту – комплексне забезпечення проведення заходу у межах Проєкту у 2021 році в м. Києві.

Міжнародний фонд «Відродження за фінансової підтримки Європейського Союзу реалізує проєкт «EU4USociety: Civil Society Partnership Project» (далі – Проєкт).

Загальною метою Проєкту є посилення залучення, сталості, спроможності, актуальності та впливу українського громадянського суспільства у вирішенні актуальних внутрішніх, регіональних та глобальних викликів.

Мета тендеру – комплексне забезпечення проведення заходу (Імпакт-день та вручення премії Social Impact Award) у межах Проєкту 30 вересня 2021 року у м. Києві.

Учасники тендеру: конференц-сервісні організації та ФОП із відповідними КВЕД, які мають щонайменше трирічний досвід логістичної діяльності в Україні, а також досвід забезпечення онлайн-заходів із використанням сучасних технологій.

Основні критерії оцінки тендерних пропозицій: (а) попередній досвід в організації заходів, зокрема,  гібридного формату; (б) ціна тендерної пропозиції; (в) якість тендерної пропозиції; (г) фінансово-економічна, технічна та професійна спроможність учасника.

У межах тендеру буде підтримано одну пропозицію, що відповідає такому технічному завданню.

Комплексне логістичне забезпечення проведення заходу (Імпакт-день та вручення премії Social Impact Award) в м. Києві 30 вересня (попередньо зарезервовано локацію – UNIT City).

Захід повинен відповідати наявним карантинним обмеженням, у разі їх посилення – необхідна буде оперативна зміна формату з обмеженням кількості учасників та, наскільки це можливо, коригування замовлення.

Необхідним буде надання фінансового звіту за результатами організації логістики заходів (до звіту потрібно буде додати копії первинної документації).

Специфікація

1) зустріч, реєстрація учасників і їх супровід під час заходу (до 100 офлайн, або до 50 осіб – у разі наявних карантинних обмежень); 

2) оренда приміщення для проведення заходу 1 день (30 вересня); зарезервовано локацію – UNIT City, зала Verse.

3) організація харчування учасників: 

• 3 кава-перерви (з розрахунку на 100 осіб), 
• 1 обід (з розрахунку на 100 осіб); 
• 1 фуршет (з розрахунку на 100 осіб);

4) забезпечення синхронного перекладу та додаткове конференц-обладнання, інженерний супровід (включно з роботою 2 перекладачів протягом усього дня)

5) забезпечення обладнання та інженерного супроводу для онлайн-трансляції

6) проїзд українських учасників з регіонів (до 8 осіб, потяг або автобус).

7) виготовлення головного банера і прес-корнера  

8) роздаткові матеріали для офлайн учасників (бейджі, програма А5/брошура) – 100 примірників. 

9) фотозйомка протягом 1 дня

10) символічні подарунки для членів журі (8 осіб).

Тендерну пропозицію слід подати за формою, зазначеною в електронному Додатку 1 до цього оголошення (дивіться XLS файл з деталізованим технічним завданням).

До тендерної пропозиції слід обов’язково долучити такі додатки:

1. Копія витягу з Державного реєстру із інформацією про учасника тендера
2. Контакти учасника тендера, її керівника та контактної особи, що відповідатиме за організацію логістики заходів
3. Стислий опис попереднього досвіду учасника тендеру щодо організації заходів у гібридному форматі.

Звертаємо вашу увагу, що найменування і реквізити особи, якій буде надано замовлення за результатами проведення тендеру та з якою МФВ буде оформляти юридичні відносини, мають збігатися з найменуванням і реквізитами учасника тендеру, заявка якого переможе.

Тендерні пропозиції слід надсилати в електронному вигляді з темою «Тендер забезпечення логістики заходів 2021»  на адресу: mykhailova@irf.ua .

Додатки до тендерної пропозиції потрібно надсилати у форматі .doc, .docs, .xls, .xlsx або .pdf. Максимальний розмір кожного файлу не може перевищувати 8 Mb.

Останній термін подання тендерних пропозицій – 3 вересня 2021 року.

Оголошення результатів тендеру – до 8 вересня 2021 року.

Уся комунікація і надання інформації здійснюється в електронному вигляді.

Питання щодо тендеру прохання спрямовувати на електронну адресу mykhailova@irf.ua.

Зверніть увагу:

• Подані на тендер матеріали не повертають і не рецензують
• Про результати тендеру буде повідомлено письмово
• Причини відмови в підтримці тендерної пропозицій не повідомляються.